Die Prüfung von Elektrogeräten allein reicht nicht aus, wenn das Unternehmen keine brauchbare Dokumentation dazu hat. Sie sollten wissen, welche Geräte und Verlängerungsleitungen Sie im Betrieb haben, wo sie eingesetzt werden, wann die letzte Kontrolle oder Prüfung stattgefunden hat, wie das Ergebnis ausgefallen ist und wann der nächste Termin ansteht. Ohne dies wird die Prüfung zu einem einmaligen Dokument, das nach einigen Monaten niemand mehr mit dem tatsächlichen Zustand am Arbeitsplatz in Verbindung bringen kann.
Eine gute Dokumentation ist nicht kompliziert. Sie sollte so übersichtlich sein, dass der Betriebsleiter, Facility Manager, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der externe Prüfdienstleister anhand dieser schnell ein bestimmtes Gerät finden, seinen Zustand feststellen und entscheiden kann, was weiter damit geschehen soll. Das ist nicht nur für Kontrollen wichtig, sondern vor allem für den laufenden Betrieb: Neue Notebooks, Ladegeräte, Verlängerungskabel, Handwerkzeuge, Verlagerungen zwischen Arbeitsplätzen und Reparaturen sollten kontinuierlich in der Dokumentation erscheinen.
Was die Dokumentation mindestens abbilden sollte
Die Dokumentation der Geräteprüfungen sollte auf den ersten Blick vier Fragen beantworten:
- was genau das Unternehmen verwendet,
- wo das jeweilige Gerät eingesetzt wird,
- wann und mit welchem Ergebnis die letzte Kontrolle, Prüfung oder Revision stattgefunden hat,
- wann der nächste Termin ansteht.
Enthält die Liste nur die Bezeichnung des Wirtschaftsguts und das Kaufdatum, handelt es sich um ein Inventar, nicht um eine Prüfdokumentation. Bei Geräten und Werkzeugen ist auch die Umgebung, in der sie verwendet werden, entscheidend. Ein Monitor im Büro unterliegt einem anderen Regime als ein Verlängerungskabel im Lager oder ein Winkelschleifer, der auf die Baustelle mitgenommen wird. Die Prüffristen unterscheiden sich je nach Art der Nutzung, Umgebung, Schutzklasse und weiteren Bedingungen, daher sollte die Dokumentation diese Unterschiede erfassen können.
Eine detaillierte Übersicht über Fristen und Nutzungsgruppen finden Sie im Artikel Prüfung elektrischer Geräte und Werkzeuge im Unternehmen: Fristen und Bußgelder. Dieser Text behandelt hauptsächlich den praktischen Aspekt: wie Sie Ordnung in das Ganze bringen.
Was in die Liste der Geräte und Werkzeuge gehört
Die Liste sollte so geführt werden, dass ein bestimmtes Gerät anhand dieser physisch auffindbar ist. Eine Zeile „Notebooks“ oder „Verlängerungskabel“ reicht nicht aus. Jedes bedeutende Gerät sollte einen eigenen Eintrag haben, insbesondere wenn es zwischen Arbeitsplätzen bewegt wird oder einen eigenen Termin für die nächste Kontrolle hat.
In der Praxis haben sich folgende Angaben bewährt:
| Angabe in der Dokumentation | Warum sie geführt werden sollte |
|---|---|
| Prüf- oder Inventarnummer | Verknüpft eindeutig Liste, Plakette und konkretes Gerät. |
| Bezeichnung, Typ, Hersteller, Seriennummer | Hilft beim Auffinden von Dokumentation, bei Reparatur oder Aussonderung. |
| Standort oder Betriebsbereich | Ohne diese Angabe ist das Gerät bei der nächsten Kontrolle schwer zu finden. |
| Nutzungsumgebung | Büro, Werkstatt, Lager, Baustelle oder öffentlicher Raum können ein anderes Prüfregime bedeuten. |
| Schutzklasse | Sofern bekannt, beeinflusst sie die Beurteilung und Prüffristen bei einem Teil der Geräte. |
| Datum der Aufnahme in die Dokumentation | Wichtig bei Neuanschaffungen und übernommener Ausstattung. |
| Letzte Kontrolle, Prüfung oder Revision | Zeigt die Historie und Aktualität des Nachweises. |
| Ergebnis | Bestanden, nicht bestanden, repariert, ausgesondert. |
| Nächster Termin | Konkretes Datum, nicht nur eine Anmerkung „in einem Jahr“. |
| Person oder Dienstleister | Wer hat die Prüfung durchgeführt und wo ist der Nachweis zu finden. |
| Bemerkung | Reparatur, Verlagerung, verlorene Plakette, Aussonderung, Nutzungsänderung. |
In einem kleinen Büro kann eine solche Liste als einfache Tabelle beginnen. Bei einem Unternehmen mit mehreren Standorten, Lager, Werkstatt oder Baustellen ist es bereits wichtig, dass die Dokumentation nach Betriebsbereich und Terminen gefiltert werden kann. Andernfalls passiert es leicht, dass ein Gerät verlagert wird, in der Dokumentation aber weiterhin in der ursprünglichen Umgebung geführt wird.
Plaketten an den Geräten: nützlich, aber allein nicht ausreichend
Die Prüf- oder Kontrollplakette ist eine praktische Kennzeichnung direkt am Gerät. Sie enthält üblicherweise die Prüfnummer, das Datum der Kontrolle oder Prüfung, das Datum des nächsten Termins und die Kennzeichnung der Person oder Firma, die die Prüfung durchgeführt hat. Dadurch kann der Mitarbeiter oder der Vorgesetzte schnell erkennen, dass das betreffende Gerät geprüft wurde und ob der Termin nicht überschritten ist.
Die Plakette ersetzt jedoch nicht die Dokumentation. Sie kann sich ablösen, beschädigt, überklebt oder verschmutzt werden oder auch nach einer Verlagerung in eine andere Umgebung am Gerät verbleiben. Primär sollte der Eintrag in der Liste und der zugehörige Nachweis sein. Die Plakette dient der schnellen betrieblichen Orientierung.
Bei Kleingeräten sollte die Kennzeichnung praktisch gelöst werden. Ladegeräte, Adapter, Verlängerungsleitungen oder kleine Handwerkzeuge bieten nicht immer eine geeignete Stelle für eine Standardplakette. Es werden kleinere Etiketten, Plaketten am Stecker, Schrumpfschläuche, Kabelanhänger oder eine Prüfnummer verwendet, die mit der Beschreibung in der Liste verknüpft ist. Wichtig ist, dass klar ist, welcher Eintrag zu welchem Gerät gehört.
Wer die Termine überwachen sollte
Für sichere Arbeitsbedingungen ist der Arbeitgeber verantwortlich. Die praktische Führung der Dokumentation sollte jedoch einer konkreten Stelle im Unternehmen zugewiesen sein. Häufig ist dies der Betriebsleiter, Facility Manager, Gebäudeverwalter, Lagerleiter, die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der externe Prüfdienstleister.
Wichtig ist, dass die verantwortliche Person über betriebliche Änderungen informiert ist. Die Dokumentation sollte nicht nur einmal jährlich vor der Prüfung aktualisiert werden. Sie sollte jedes Mal reagieren, wenn eine Änderung eintritt:
- ein neues Gerät oder Werkzeug wird gekauft,
- ein Gerät wird an einen anderen Arbeitsplatz verlagert,
- Ausstattung wird auf eine Baustelle ausgeliehen,
- ein Gerät kommt aus der Reparatur zurück,
- ein Gerät hat die Prüfung nicht bestanden und sollte aus dem normalen Betrieb genommen werden,
- die Nutzungsart oder das Gefährdungspotenzial der Umgebung ändert sich.
Ein neues Gerät bedeutet nicht „für immer erledigt“. Auch ein neues Notebook, Ladegerät, Verlängerungskabel oder eine Bohrmaschine sollte in die Dokumentation aufgenommen werden, damit klar ist, wann seine Betriebshistorie beginnt und wann die nächste Kontrolle gemäß den Nutzungsbedingungen zu planen ist.
Papier, Excel oder Software
Die Form der Dokumentation hängt von der Unternehmensgröße ab. Eine Papierliste mag für einen kleinen Betrieb mit wenigen Ausstattungsgegenständen ausreichen, stößt aber schnell an Grenzen bei der Aktualisierung und Historienführung. Excel ist für kleinere und mittlere Unternehmen brauchbar, wenn es einen klaren Verantwortlichen gibt und jemand Backups, Versionen und Termine überwacht.
Bei größeren Unternehmen lohnt es sich, über ein spezialisiertes System oder eine externe Verwaltung der Dokumentation nachzudenken. Der Grund ist nicht moderne Software, sondern die betriebliche Realität: Hunderte von Geräten, mehrere Betriebsstätten, Verlagerungen zwischen Arbeitsplätzen, wiederholte Reparaturen, unterschiedliche Prüffristen und die Notwendigkeit, die Historie schnell nachweisen zu können.
Typische Fehler einer manuellen Dokumentation:
- ein neues Gerät wird gekauft, aber niemand nimmt es in die Liste auf,
- bei einer Verlagerung werden weder Arbeitsplatz noch Nutzungsumgebung geändert,
- in der Tabelle steht nur das Datum der letzten Prüfung, der nächste Termin fehlt jedoch,
- ein nicht bestandenes Gerät steht in der Liste, bleibt aber physisch im Betrieb,
- alte Versionen der Tabellen kursieren unter den Leuten und es ist unklar, welche gültig ist,
- die Plakette am Gerät stimmt nicht mit dem Eintrag in der Dokumentation überein.
Die Dokumentation soll ein Arbeitswerkzeug sein, kein Archiv für die Kontrolle. Wenn sie niemand regelmäßig nutzt, veraltet sie schnell.
Was mit einem nicht bestandenen Gerät zu tun ist
Ein nicht bestandenes Gerät sollte nicht im normalen Gebrauch verbleiben. In der Praxis sollte es sichtbar gekennzeichnet, außer Betrieb genommen und physisch so abgelegt werden, dass ein Mitarbeiter es nicht versehentlich wieder verwendet. In der Dokumentation sollte klar vermerkt sein, wann und warum es nicht bestanden hat und was weiter damit geschehen ist: Reparatur, Wiederholungsprüfung oder Aussonderung.
Hier scheitert die Dokumentation oft. Der Prüftechniker vermerkt im Prüfbericht ein negatives Ergebnis, aber das Unternehmen setzt den betrieblichen Schritt nicht um. Das Gerät bleibt in der Steckdose, die Plakette wird übersehen und nach einigen Wochen weiß niemand, ob es repariert wurde. Deshalb sollte das Ergebnis „nicht bestanden“ mit einer konkreten Maßnahme und einer verantwortlichen Person verbunden sein.
Wie SOHE vorgeht
Wenn wir für ein Unternehmen Prüfungen von Geräten und Werkzeugen durchführen, ist die Dokumentation kein Anhängsel am Ende. Sie ist von Anfang an Teil der Arbeit.
Zuerst begehen wir den Betrieb und erfassen die Geräte, Verlängerungsleitungen und Werkzeuge, die dem Prüfregime unterliegen sollen. Jedes Gerät kennzeichnen wir so, dass es in der Liste auffindbar ist. Dann führen wir die Messung und Kontrolle gemäß Gerätetyp und Umgebung durch, stellen die Prüfberichte aus und legen die nächsten Termine fest.
Das Ergebnis ist nicht nur ein Satz Plaketten. Das Unternehmen erhält eine übersichtliche Liste, in der der Zustand der einzelnen Geräte, das Prüfergebnis, der nächste Termin und Bemerkungen zu Reparaturen oder Aussonderungen ersichtlich sind. Wenn Sie bereits eine Dokumentation haben, können wir diese durchgehen, ergänzen und mit dem aktuellen Betriebszustand abgleichen.
Die Gerätedokumentation knüpft auch an andere Bereiche an. Bei Unternehmen, die mit uns die Arbeitssicherheit für Firmen lösen, ist es sinnvoll, die Geräteprüfungen, Prüfungen der Elektroinstallation und die Dokumentation so zu verknüpfen, dass die Termine nicht in mehreren getrennten Ordnern überwacht werden.
Häufige Fragen
Sollte jedes Gerät eine eigene Prüfnummer haben?
Bei Geräten, die regelmäßig kontrolliert oder geprüft werden, ist eine eigene Prüfnummer sehr praktisch. Sie ermöglicht die eindeutige Verknüpfung von physischem Gerät, Plakette, Eintrag in der Tabelle und Prüfbericht. Ohne sie geht bei ähnlichen Notebooks, Ladegeräten oder Verlängerungskabeln schnell der Überblick verloren.
Reichen Plaketten ohne Tabelle aus?
Als gutes System reicht das nicht. Die Plakette ist ein schnelles betriebliches Hilfsmittel, kann aber beschädigt werden oder verloren gehen. Die Dokumentation sollte separat aufbewahrt werden und die Historie, das Ergebnis, den nächsten Termin und die Verknüpfung zum Prüfbericht enthalten.
Wie oft sollte die Dokumentation aktualisiert werden?
Jedes Mal, wenn sich etwas ändert: Kauf, Verlagerung, Reparatur, Aussonderung, neue Prüfung oder Änderung der Nutzungsumgebung. Wenn die Dokumentation nur einmal im Jahr geöffnet wird, veraltet sie zwischen den Kontrollen.
Was ist mit privaten Geräten der Mitarbeiter?
Wenn der Arbeitgeber die Nutzung privater Geräte am Arbeitsplatz gestattet, sollte er klare Regeln haben. Praktisch wird dies entweder durch ein Verbot privater Geräte oder deren Einbeziehung in das Kontroll- und Dokumentationsregime gelöst. Ohne Regeln entstehen typische Probleme bei Wasserkochern, Ladegeräten, Ventilatoren oder Heizlüftern.
Wer darf die Dokumentation führen?
Die administrative Liste kann eine beauftragte Person im Unternehmen führen. Fachliche Kontrollen, Prüfungen und Revisionen gehören gemäß dem Umfang der Tätigkeit zu einer Person mit entsprechender elektrotechnischer Qualifikation. In der Praxis ist es am einfachsten, wenn der Prüfdienstleister gleichzeitig eine brauchbare Dokumentation übergibt.
Sollte die Dokumentation in Papierform sein?
Nicht zwingend. Wichtig ist, dass sie nachvollziehbar, aktuell und bei Bedarf verfügbar ist. Sie kann in elektronischer Form vorliegen, wenn Sie daraus die einzelnen Geräte, Ergebnisse, Termine und zugehörigen Nachweise ermitteln können.
Worauf der Artikel basiert
- Prüfung von Geräten und Werkzeugen – Dienstleistung von SOHE.
- Prüfung elektrischer Geräte und Werkzeuge im Unternehmen: Fristen und Bußgelder – zugehörige Übersicht über Fristen und Betriebsgruppen.
- Anforderungen an einen Prüfbericht – was in den Prüfunterlagen enthalten sein sollte.
- Gesetz Nr. 262/2006 Slg., Arbeitsgesetzbuch.
- Gesetz Nr. 309/2006 Slg. über die Gewährleistung weiterer Bedingungen der Arbeitssicherheit.
- Regierungsverordnung Nr. 378/2001 Slg. über nähere Anforderungen an den sicheren Betrieb und die Nutzung von Maschinen, technischen Einrichtungen, Geräten und Werkzeugen.
- Regierungsverordnung Nr. 194/2022 Slg. über die fachliche Qualifikation in der Elektrotechnik.
- Regierungsverordnung Nr. 190/2022 Slg. über überwachungsbedürftige technische elektrische Anlagen.
Der Text dient Informationszwecken und ersetzt keine Rechtsberatung. Das konkrete Regime für Dokumentation, Prüffristen und Verantwortlichkeiten sollte entsprechend dem tatsächlichen Betrieb, der Herstellerdokumentation, der Nutzungsumgebung und der Gefährdungsbeurteilung festgelegt werden.
Möchten Sie Ordnung in Ihre Geräte, Plaketten und Termine bringen? Wir übernehmen die Prüfungen von Geräten und Werkzeugen, erstellen die Dokumentation und legen die nächsten Termine so fest, dass sie nicht vergessen werden. Senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage oder schreiben Sie an info@sohe.cz.