Перевірка електроприладів сама по собі недостатня, якщо компанія не має придатного для використання обліку. Вам потрібно знати, які електроприлади та подовжувачі ви експлуатуєте, де вони використовуються, коли проводилася остання перевірка або ревізія, який результат і коли настає наступний термін. Без цього перевірка перетворюється на одноразовий папірець, який через кілька місяців ніхто не зможе співвіднести з реальним станом робочих місць.
Хороший облік не є складним. Він має бути настільки наочним, щоб за ним операційний менеджер, facility manager, спеціаліст з охорони праці (БЖД) або зовнішній постачальник послуг з перевірки міг швидко знайти конкретний прилад, визначити його стан і вирішити, що з ним робити далі. Це важливо не лише для контролю, але й насамперед для повсякденної роботи: нові ноутбуки, зарядні пристрої, подовжувачі, ручний інструмент, переміщення між робочими місцями та ремонти бажано постійно відображати в обліку.
Що мінімально має показувати облік
Облік перевірок електроприладів має з першого погляду відповідати на чотири запитання:
- що саме використовує компанія,
- де використовується конкретний прилад,
- коли та з яким результатом проводився останній контроль, випробування або перевірка,
- коли має настати наступний термін.
Якщо список містить лише назву майна та дату придбання, це інвентарний опис, а не облік для перевірок. Для електроприладів та інструменту важливим є також середовище, в якому вони використовуються. Інший режим матиме монітор в офісі, інший – подовжувач на складі, і зовсім інший – кутова шліфувальна машина, яку беруть на будівництво. Міжперевірочні інтервали відрізняються залежно від типу використання, середовища, класу захисту та інших умов, тому облік має відображати ці відмінності.
Детальний огляд міжперевірочних інтервалів та груп використання ви знайдете у статті Перевірка електричних приладів та інструменту в компанії: терміни та штрафи. Цей текст стосується переважно практичного боку: як навести в цьому лад.
Що внести до списку електроприладів та інструменту
Список має вестися так, щоб за ним можна було фізично знайти конкретний електроприлад. Недостатньо рядка «ноутбуки» або «подовжувачі». Кожен значущий прилад має мати власний запис, особливо якщо він переміщується між робочими місцями або має власний термін наступного контролю.
На практиці добре зарекомендували себе такі пункти:
| Пункт в обліку | Навіщо його вести |
|---|---|
| Обліковий або інвентарний номер | Однозначно пов’язує список, наклейку та конкретний прилад. |
| Назва, тип, виробник, серійний номер | Допомагає при пошуку документації, ремонті або списанні. |
| Місцезнаходження або підрозділ | Без цього прилад важко знайти під час наступної перевірки. |
| Середовище використання | Офіс, майстерня, склад, будівництво або громадський простір можуть означати різний режим. |
| Клас захисту | Якщо відомий, впливає на оцінку та інтервали для частини приладів. |
| Дата внесення до обліку | Важливо для нових покупок та прийнятого обладнання. |
| Останній контроль, випробування або перевірка | Показує історію та актуальність документа. |
| Результат | Придатний, непридатний, відремонтовано, списано. |
| Наступний термін | Конкретна дата, а не просто примітка «через рік». |
| Особа або постачальник | Хто виконав дію та де шукати документ. |
| Примітка | Ремонт, переміщення, втрачена наклейка, списання, зміна режиму експлуатації. |
Для невеликого офісу такий список може починатися як проста таблиця. Для компанії з кількома локаціями, складом, майстернею або будівельними майданчиками вже важливо, щоб облік дозволяв фільтрувати за підрозділом та термінами. Інакше легко може статися, що прилад перемістили, а в документації він залишився закріпленим за попереднім середовищем.
Наклейки на приладах: корисні, але самі по собі недостатні
Наклейка про перевірку або контроль – це практичне маркування безпосередньо на приладі. Зазвичай вона містить обліковий номер, дату контролю або перевірки, дату наступного терміну та позначення особи або компанії, яка виконала дію. Завдяки цьому працівник або керівник підрозділу може швидко побачити, що цей прилад пройшов контроль і чи не минув його термін.
Однак наклейка не замінює облік. Вона може відклеїтися, пошкодитися, бути заклеєною, забруднитися або залишитися на приладі навіть після переміщення в інше середовище. Первинним має бути запис у списку та пов’язаний з ним документ. Наклейка слугує для швидкої оперативної орієнтації.
Для малогабаритних пристроїв маркування варто вирішувати практично. Зарядні пристрої, адаптери, подовжувачі або дрібний ручний інструмент не завжди мають підходяще місце для звичайної наклейки. Використовуються менші етикетки, наклейки біля вилки, чохли, бирки на шнурі або обліковий номер, прив’язаний до опису в списку. Важливо, щоб було зрозуміло, який запис до якого приладу належить.
Хто має слідкувати за термінами
За безпечні умови праці відповідає роботодавець. Однак практичне ведення обліку має бути закріплене за конкретною посадою в компанії. Часто це операційний менеджер, facility manager, адміністратор будівлі, завідувач складу, спеціаліст з охорони праці (БЖД) або зовнішній постачальник послуг з перевірки.
Важливо, щоб відповідальна особа знала про зміни в експлуатації. Облік не варто оновлювати лише раз на рік перед перевіркою. Він має реагувати щоразу, коли відбувається зміна:
- купується новий електроприлад або інструмент,
- прилад переміщується на інше робоче місце,
- обладнання видається на будівництво,
- прилад повертається з ремонту,
- пристрій визнано непридатним і його варто вивести зі звичайного використання,
- змінюється спосіб використання або ризикованість середовища.
Новий прилад не означає «вирішено назавжди». Навіть новий ноутбук, зарядний пристрій, подовжувач або дриль варто внести до обліку, щоб було зрозуміло, коли починається його експлуатаційна історія та коли планувати наступний контроль відповідно до умов використання.
Папір, Excel або програмне забезпечення
Форма обліку залежить від розміру компанії. Паперового списку може бути достатньо для невеликого підрозділу з кількома одиницями обладнання, але він швидко стикається з проблемою актуалізації та історії. Excel придатний для малих і середніх компаній, якщо у нього є чіткий власник і хтось слідкує за резервними копіями, версіями та термінами.
Для більшої компанії варто задуматися про спеціалізовану систему або зовнішнє управління обліком. Причина не в модному програмному забезпеченні, а в операційній реальності: сотні одиниць, кілька підрозділів, переміщення між робочими місцями, повторні ремонти, різні інтервали та необхідність швидко надати історію.
Типові помилки ручного обліку:
- новий прилад купується, але ніхто не вносить його до списку,
- при переміщенні не змінюється ані робоче місце, ані середовище використання,
- у таблиці залишається лише дата останньої перевірки, але відсутній наступний термін,
- непридатний прилад є у списку, але фізично залишається в експлуатації,
- старі версії таблиць циркулюють між людьми, і незрозуміло, яка з них дійсна,
- наклейка на приладі не відповідає запису в обліку.
Облік має слугувати робочим інструментом, а не архівом для перевірки. Якщо ним ніхто регулярно не користується, він швидко застаріває.
Що робити з непридатним приладом
Непридатний прилад не варто залишати у звичайному використанні. На практиці його варто помітно позначити, вивести з експлуатації та фізично відкласти так, щоб працівник випадково не використав його знову. В обліку має бути чітко зазначено, коли і чому він визнаний непридатним, і що з ним сталося далі: ремонт, повторний контроль або списання.
Саме тут облік часто дає збій. Сертифікований електрик-інспектор вказує у звіті про перевірку негативний результат, але компанія не доводить до кінця операційний крок. Прилад залишається в розетці, наклейку не помічають, і через кілька тижнів ніхто не знає, чи був він відремонтований. Тому результат «непридатний» варто пов’язати з конкретною дією та відповідальною особою.
Як діє SOHE
Коли ми проводимо для компанії перевірку електроприладів та інструменту, облік не є доповненням наприкінці. Це частина роботи від самого початку.
Спочатку ми оглядаємо об’єкт і знаходимо електроприлади, подовжувачі та інструмент, які підлягають контролю. Кожен прилад маркуємо так, щоб його можна було знайти у списку. Потім проводимо вимірювання та контроль відповідно до типу приладу та середовища, оформлюємо звітні документи та встановлюємо наступні терміни.
Результатом є не просто набір наклейок. Компанія отримує наочний список, в якому видно стан окремих приладів, результат контролю, наступний термін та примітки щодо ремонту або списання. Якщо у вас вже є облік, ми можемо його переглянути, доповнити та узгодити з поточним станом на об’єкті.
Облік електроприладів пов’язаний і з іншими сферами. Для компаній, які співпрацюють з нами щодо охорони праці для компаній, має сенс об’єднати перевірки електроприладів, перевірки електроустановок та документацію таким чином, щоб терміни не відстежувалися в кількох окремих папках.
Часті запитання
Чи варто кожному електроприладу мати власний обліковий номер?
Для електроприладів, які регулярно контролюються або перевіряються, власний обліковий номер є дуже практичним. Він дозволяє однозначно пов’язати фізичний прилад, наклейку, запис у таблиці та документ. Без нього серед подібних ноутбуків, зарядних пристроїв або подовжувачів швидко втрачається ясність.
Чи достатньо мати лише наклейки без таблиці?
Цього недостатньо як для хорошої системи. Наклейка – це швидкий оперативний інструмент, але вона може пошкодитися або загубитися. Облік має зберігатися окремо та містити історію, результат, наступний термін і посилання на документ.
Як часто потрібно оновлювати облік?
Щоразу, коли щось змінюється: покупка, переміщення, ремонт, списання, нова перевірка або зміна середовища використання. Якщо облік відкривають лише раз на рік, він застаріватиме між перевірками.
Як бути з особистими електроприладами працівників?
Якщо роботодавець дозволяє використання особистих електроприладів на робочому місці, варто мати чіткі правила. На практиці це вирішується або забороною приватних електроприладів, або включенням їх до режиму контролю та обліку. Без правил виникають типові проблеми з чайниками, зарядними пристроями, вентиляторами або обігрівачами.
Хто може вести облік?
Адміністративний список може вести уповноважена особа в компанії. Фахові контролі, випробування та перевірки належать особі з відповідною електротехнічною кваліфікацією згідно з обсягом діяльності. На практиці найпростіше, коли постачальник послуг з перевірки одразу надає і придатний для використання облік.
Чи варто вести облік на папері?
Не обов’язково. Важливо, щоб він був достовірним, актуальним і доступним за потреби. Він може бути в електронному вигляді, якщо з нього можна знайти окремі прилади, результати, терміни та пов’язані документи.
На чому базується стаття
- Перевірка електроприладів та інструменту – послуга SOHE.
- Перевірка електричних приладів та інструменту в компанії: терміни та штрафи – пов’язаний огляд міжперевірочних інтервалів та експлуатаційних груп.
- Реквізити звіту про перевірку – що має бути в документах з перевірок.
- Закон № 262/2006 Sb., Кодекс законів про працю.
- Закон № 309/2006 Sb. про забезпечення додаткових умов охорони праці (БЖД).
- Постанова уряду № 378/2001 Sb. про детальніші вимоги до безпечної експлуатації та використання машин, технічного обладнання, пристроїв та інструменту.
- Постанова уряду № 194/2022 Sb. про професійну компетентність в електротехніці.
- Постанова уряду № 190/2022 Sb. про спеціальні технічні електричні пристрої.
Текст має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію. Конкретний режим обліку, інтервалів та відповідальності необхідно встановлювати відповідно до реальних умов експлуатації, документації виробника, середовища використання та оцінки ризиків.
Хочете навести лад з електроприладами, наклейками та термінами? Ми забезпечимо перевірку електроприладів та інструменту, підготуємо облік і встановимо наступні терміни так, щоб про них не забували. Надішліть нам необов’язковий запит або напишіть на info@sohe.cz.