Інструктаж з охорони праці для працівників: коли його повторювати, що він має містити та як його підтвердити

Багато компаній проводять інструктаж з охорони праці лише один раз: при прийомі на роботу нового працівника показують презентацію, підписують відомість і потім рік до неї ніхто не звертається. Однак Трудовий кодекс не розглядає безпеку праці як одноразову акцію. Передбачається, що інструктаж повторюється та адаптується до того, що працівник реально робить, — інакше він не витримає ані перевірки інспекції праці, ані розслідування нещасного випадку.

Для малого бізнесу з цього випливає кілька практичних моментів, які часто недооцінюють: коли проводити інструктаж поза рамками вступного, як часто повторювати періодичний інструктаж, що до нього включати і, головне, як підтвердити проходження інструктажу, щоб підпис у реєстраційному листі не був єдиним, що залишиться після вас. Ми поетапно розглянемо кожен із цих пунктів.

Коли необхідно проводити інструктаж з охорони праці для працівників

Вступний інструктаж при прийомі на роботу — це лише початок. Положення § 103 Трудового кодексу (Закон № 262/2006 Зб.) передбачає, що роботодавець забезпечує проведення інструктажу також в інших ситуаціях — щоразу, коли змінюються ризики, з якими контактує працівник:

• При прийомі на роботу — перед тим, як людина почне самостійно працювати на робочому місці.
• При зміні робочого призначення або виду роботи — коли працівник переходить на посаду з іншими ризиками.
• При впровадженні нової технології або зміні робочих і виробничих засобів та процесів — як правило, це новий верстат, зміна технологічного процесу або реорганізація виробництва.
• При зміні правових норм, якщо нова редакція впливає на зміст попереднього інструктажу.
• Періодично — через регулярні проміжки часу, які згідно з § 103, п. 3 Трудового кодексу роботодавець встановлює самостійно.

Цей обов’язок поширюється на всіх працівників незалежно від типу трудових відносин — тобто також на договір про виконання роботи та договір про трудову діяльність. Обсяг інструктажу відповідає тому, що людина фактично робить, а не тому, за яким документом її прийнято на роботу.

Як часто повторюється періодичний інструктаж

Саме періодичний інструктаж часто є джерелом невизначеності. Закон не встановлює фіксованого терміну на кшталт «кожні два роки». Визначення інтервалу покладається на роботодавця (§ 103, п. 3 Трудового кодексу) і має виходити з характеру роботи, ступеня ризику та категоризації робіт.

На практиці для адміністративних та офісних професій закріпився інтервал приблизно один раз на 2-3 роки. Для робітничих професій, складів і виробництва, як правило, один раз на рік, а для видів діяльності з підвищеним ризиком — роботи на висоті, з хімічними речовинами, обслуговування вантажопідіймальних і підйомних механізмів — інструктаж зазвичай проводиться кожні дванадцять місяців. Це звичайна практика, а не встановлений законом термін; вирішальним є оцінка ризиків конкретного виробництва.

Інтервал доцільно письмово зафіксувати у внутрішній інструкції або в системі управління охороною праці. Якщо його не встановлено і трапиться нещасний випадок, інспекція праці запитає, чому і на якій підставі інструктаж проводився саме так.

Керівні працівники: інструктаж поза рамками звичайної діяльності

Інструктаж керівників має ширший обсяг, ніж інструктаж рядового працівника. Окрім безпечної поведінки на робочому місці, він також охоплює обов’язки, що випливають з їхньої керівної ролі:

• Контрольна діяльність — як перевіряти використання ЗІЗ, дотримання заборон (куріння, алкоголь) та технологічних процесів підлеглими.
• Дії при нещасному випадку на виробництві — хто і що повідомляє, як заповнюється акт про нещасний випадок, коли викликати швидку допомогу та як забезпечити місце події.
• Відповідальність за довірені засоби — інструменти, навантажувачі, підйомні пристрої, технічний стан яких необхідно постійно контролювати.
• Поводження з хімічними речовинами та горючими матеріалами — якщо вони використовуються у виробництві, керівник повинен знати паспорти безпеки та правила зберігання.

У малих компаніях роль керівника часто виконує сам власник. Навіть у цьому випадку діє правило, що він повинен пройти відповідний інструктаж з підтвердженням — сама по собі роль власника не замінює знання правил безпеки і не є аргументом під час перевірки.

Що повинен містити інструктаж з охорони праці

Мінімальний зміст випливає з кількох нормативних актів — насамперед із Трудового кодексу (§ 103 Закону № 262/2006 Зб.), із Закону про забезпечення додаткових умов охорони праці (Закон № 309/2006 Зб.) та з постанов уряду, що регулюють конкретні фактори ризику. Раціональна структура інструктажу охоплює:

1. Правову базу — основні обов’язки роботодавця та працівника, відповідальність за шкоду, відшкодування шкоди при нещасному випадку на виробництві.
2. Ризики конкретного робочого місця — практичне пояснення ризиків, з якими працівник стикається щодня: переміщення вантажів, робота за комп’ютером, керування навантажувальною технікою, хімічні речовини.
3. Організація роботи та робочі процеси — внутрішні правила компанії, технологічні процедури, заборонені маніпуляції, правила роботи наодинці.
4. Засоби індивідуального захисту (ЗІЗ) — коли і як їх використовувати, де вони зберігаються та хто відповідає за їх обслуговування і заміну. Їх видачу регулює постанова уряду № 390/2021 Зб., і інструктаж безпосередньо пов’язаний з конкретними виданими засобами.
5. Перша допомога — місцезнаходження аптечки, хто призначений для надання першої допомоги, екстрені номери телефонів, за необхідності — план дій при травмах.
6. Пожежна безпека — основні правила, шляхи евакуації, розташування вогнегасників, заборона поводження з відкритим вогнем.
7. Знаки безпеки та сигнали — значення кольорів, знаків, а також звукових і світлових сигналів на робочому місці.
8. Специфічні ризики — наприклад, робота на висоті, робота з електрообладнанням для осіб без електротехнічної кваліфікації, робота з посудинами під тиском.

Інструктаж не повинен обмежуватися суто теоретичним викладом. Практична частина — демонстрація використання вогнегасника, примірка ЗІЗ або огляд шляхів евакуації — підвищує запам’ятовуваність і під час перевірки свідчить про те, що компанія ставиться до цього серйозно.

Вступний та періодичний інструктаж: чим має відрізнятися зміст

Деякі роботодавці рік за роком показують ту саму презентацію. Це втрачена можливість. Зміст періодичного інструктажу повинен відрізнятися від вступного та реагувати на те, що реально відбувалося в компанії:

• Результати перевірок та внутрішніх аудитів — якщо постійно виявляється невикористання ЗІЗ на певній ділянці, це має бути головним пунктом періодичного інструктажу.
• Нещасні випадки на виробництві за минулий період — аналіз причин та вжитих заходів. Таким чином працівники бачать, що конкретна подія призвела до змін.
• Зміни в законодавстві, які вплинули на їхню роботу.
• Нововведене обладнання або процедури з часу останнього інструктажу.

Перевірена структура періодичного інструктажу — це короткий огляд основних правил і більш тривала частина, присвячена новинкам та аналізу реальних подій у компанії. Якщо за весь період нічого не сталося, співвідношення можна змінити — але «обов’язкова година, яку ми просто відсидимо», навряд чи забезпечить цінність інструктажу.

Як підтвердити проходження інструктажу, щоб це було прийнято під час перевірки

Найпоширенішим недоліком, який виявляє інспекція праці, є формально підписана реєстраційна відомість без зазначення змісту та обсягу. Сам підпис не доводить, що працівник був належним чином ознайомлений з конкретними ризиками. Тому повна документація про інструктаж зазвичай містить:

• Дату та місце проведення.
• Ім’я інструктора та документ про його кваліфікацію — сертифікат OZO з профілактики ризиків, або професійну кваліфікацію чи акредитацію.
• План або програму інструктажу із зазначенням тривалості окремих пунктів.
• Реєстраційний лист з власноручними підписами учасників.
• Запис про перевірку знань — письмовий тест, усна співбесіда або практична демонстрація з оцінкою (склав / не склав).
• Дату наступного періодичного інструктажу — можна вказати безпосередньо в реєстраційному листі.

У разі електронного навчання з системи має бути видно, хто, коли та з яким результатом завершив модуль. Просте «я надіслав їм посилання» не є достатнім доказом. Документацію доцільно зберігати протягом усього періоду трудових відносин та деякий час після їх припинення — на випадок майбутньої перевірки або спору щодо відповідальності за нещасний випадок; конкретний термін доцільно встановити залежно від характеру виробництва та ризиків. Практична порада: ведіть на кожного працівника окрему папку та підшивайте туди записи в хронологічному порядку.

Хто має право проводити інструктаж і коли вигідно залучати зовнішнього фахівця OZO

Роботодавець з кількістю працівників до 25 осіб може виконувати завдання з профілактики ризиків — а разом з ними й інструктаж — самостійно, якщо він має необхідні знання (§ 9, п. 3 Закону № 309/2006 Зб.). Понад цю кількість, як правило, потрібна професійно компетентна особа (OZO) з профілактики ризиків, будь то власна або зовнішня.

Для малої компанії з переважно адміністративною діяльністю (офіс, торгівля, послуги) зовнішній фахівець OZO часто вигідніший, ніж власний працівник з такою кваліфікацією. Причин три: витрати на отримання та підтримання професійної компетентності для малої компанії рідко окупаються; зовнішній фахівець постійно відстежує зміни в законодавстві та відображає їх у програмах і документації; і він має погляд збоку на ризики, які внутрішня особа не помічає через рутину. І навпаки, для компаній з понад 50 працівниками, з ризикованими виробництвами або високою плинністю кадрів починає окупатися комбінація внутрішніх ресурсів і зовнішнього нагляду.

Ціна зовнішнього інструктажу залежить від кількості працівників, обсягу ризиків, форми та обсягу практичної частини; завжди вимагайте деталізовану пропозицію, з якої видно, що входить у ціну (програма, тест, реєстраційні листи, протокол). Орієнтовні ціни на зовнішнє забезпечення охорони праці ви знайдете в прайс-листі.

Що перевіряє інспекція праці під час інструктажу

За результатами перевірки обласної інспекції праці ви отримаєте протокол. Під час перевірки інструктажу з охорони праці інспектори зосереджуються на:

• Повноті документації — чи існують записи про всі види інструктажів (вступний, періодичний, позачерговий, для керівників).
• Доказовості — чи видно з документів, хто, коли, в якому обсязі та з яким результатом пройшов інструктаж.
• Дотриманні встановлених інтервалів — порівняння з внутрішнім документом. Якщо у вас інтервал 2 роки, а останній запис трирічної давнини, це суперечить вашій же інструкції.
• Кваліфікації інструктора — підтвердження професійної компетентності OZO або професійної кваліфікації зовнішнього суб’єкта.
• Охопленні обов’язкових тем — особливо ЗІЗ, перша допомога та ризики відповідно до категоризації робіт.

Штрафні санкції у сфері охорони праці регулюються Законом № 251/2005 Зб. про інспекцію праці. Верхня межа штрафів за найсерйозніші правопорушення сягає до 2 000 000 чеських крон; для малих компаній реально накладені суми є нижчими, і роль відіграє серйозність порушення та чи було воно повторним. Точний розмір передбачити неможливо — він випливає з конкретних фактів та адміністративного розсуду інспекції.

Зв’язок із внутрішньою документацією з охорони праці компанії

Інструктаж — це не ізольований обов’язок, а частина системи управління охороною праці, яка має бути оформлена письмово. За змістом він пов’язаний щонайменше з такими документами:

• Документація з охорони праці — описує систему управління безпекою, відповідальність та процедури; інструктаж виходить з неї та посилається на неї.
• Категоризація робіт — відносить окремі посади до чотирьох категорій за факторами ризику (§ 37 Закону № 258/2000 Зб. про охорону здоров’я населення). Зміст інструктажу повинен це враховувати.
• План дій при травмах (аварійний план) — якщо виробництво цього вимагає, він належить до документів, з якими ознайомлюють працівників.
• Інструкція щодо видачі та використання ЗІЗ — інструктаж включає практичне ознайомлення з конкретними засобами, виданими на дану посаду.
• Інструкції з пожежної безпеки та план евакуації — частина вступного та періодичного інструктажу.

У малих компаніях періодичний інструктаж з охорони праці та інструктаж з пожежної безпеки зазвичай об’єднують в один захід — програми збігаються в темах евакуації та першої допомоги. У такому разі документація повинна розділяти обидві сфери принаймні окремими тематичними блоками з власною тривалістю.

Джерела, на яких базується стаття

• Охорона праці для компаній – послуга SOHE.
• Закон № 262/2006 Зб. – Трудовий кодекс; § 103 регулює інформування та інструктаж працівників з питань охорони праці, а також визначення інтервалу періодичного інструктажу.
• Закон № 309/2006 Зб. – про забезпечення додаткових умов охорони праці; § 9 визначає, коли роботодавець забезпечує профілактику ризиків самостійно, а коли потребує OZO.
• Закон № 251/2005 Зб. – про інспекцію праці; визначає контроль та правопорушення у сфері безпеки праці.
• Закон № 258/2000 Зб. – про охорону здоров’я населення; § 37 запроваджує категоризацію робіт на чотири категорії.
• Постанова уряду № 390/2021 Зб. – про детальніші умови надання засобів індивідуального захисту.

Текст має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію. Конкретний режим інструктажу, його зміст та інтервали необхідно встановлювати відповідно до реального виробництва, категоризації робіт, робочого середовища та оцінки ризиків.

Вам потрібно налаштувати інструктаж з охорони праці так, щоб він пройшов перевірку — від програми та перевірки знань до періодичних термінів і супутньої документації? Послуга Охорона праці для компаній від SOHE підготує для вас інструктаж, адаптований до вашого виробництва, та проконтролює терміни. Зверніться з незабов’язальним запитом на адресу info@sohe.cz, і ми узгодимо обсяг відповідно до вашої компанії.