Der Geschäftsführer geht das Onlineformular durch, markiert einige Probleme und speichert seine Notizen. Damit ist jedoch noch nicht geklärt, ob sich der Besprechungsraum am Nachmittag überhitzt, die Beschäftigten ihre Bürostühle richtig einstellen oder die Empfangskraft weiß, wie sie bei aggressivem Verhalten eines Besuchers vorgehen soll.
Die Europäische Agentur für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz (EU-OSHA) machte am 28. September 2026 auf ein neues, speziell für Büros entwickeltes Tool zur interaktiven Online-Risikobewertung aufmerksam: OiRA Office. Am folgenden Tag berichtete auch das tschechische Portal BHP über die Neuheit.
OiRA Office kann Unternehmen als Leitfaden dienen, um Risiken zu erkennen und Präventionsmaßnahmen zu planen. Die Veröffentlichung des Tools stellt jedoch für sich genommen keine neue tschechische Rechtsvorschrift dar. Auch ein vollständig abgeschlossener Online-Durchlauf belegt nicht automatisch, dass die Bewertung dem konkreten Büro und sämtlichen Tätigkeiten des Unternehmens entspricht.
Was OiRA Office umfasst
Laut der Mitteilung der EU-OSHA führt das Tool die Nutzer Schritt für Schritt durch die Ermittlung von Risiken und die Suche nach geeigneten Präventionsmaßnahmen. Es befasst sich insbesondere mit folgenden Bereichen:
- Ergonomie am Arbeitsplatz,
- Beleuchtung,
- Lüftung,
- Arbeitsorganisation,
- psychosozialen Risiken,
- Belästigung,
- Gewalt am Arbeitsplatz.
Ein Vorteil liegt in der thematischen Breite. Die Prüfung beschränkt sich nicht auf die Höhe des Bildschirms, den Bürostuhl und die Kabel unter dem Schreibtisch. Sie berücksichtigt auch die Arbeitsverteilung, anhaltenden Arbeitsdruck, zwischenmenschliche Beziehungen oder verfügbare Meldewege für unangemessenes Verhalten.
Eine allgemeine Methodik, mit der sich die Erkenntnisse in das betriebliche System einordnen lassen, erläutert der Artikel Risikobewertung im betrieblichen Arbeitsschutz: So gehen Sie vor.
Wo die Grenzen des Büro-Tools liegen
OiRA Office eignet sich für Büros, Empfangsbereiche, Besprechungsräume und administrative Nebenräume. Es kann auch bei einem Umzug, einer veränderten Anordnung der Arbeitsplätze oder der Einführung von Desksharing helfen.
Das Büro-Tool allein deckt jedoch nicht die Risiken in Lagern, Werkstätten, Produktionsbereichen und Technikräumen sowie bei Höhenarbeiten oder Tätigkeiten beim Kunden ab. Verfügt ein Unternehmen im selben Gebäude sowohl über Büros als auch über einen Servicebetrieb, kann das Ergebnis nicht ohne Weiteres als Risikobewertung für die gesamte Organisation gelten.
Aus den beiden veröffentlichten Berichten geht außerdem nicht hervor, dass bereits das Ausfüllen des Tools die Erfüllung aller Anforderungen an einen konkreten tschechischen Arbeitsplatz bestätigt. Entscheidend bleiben die tatsächlichen Betriebsabläufe, die verwendete Ausstattung und die ausgeführten Tätigkeiten.
Was direkt am Arbeitsplatz zu prüfen ist
Das Tool kann auf ein Thema aufmerksam machen. Über den tatsächlichen Zustand entscheidet jedoch die Prüfung vor Ort.
| Bereich | Was der Durchlauf durch das Tool aufdecken kann | Was im Büro zu prüfen ist |
|---|---|---|
| Ergonomie | ungeeignete Anordnung oder unterschiedliche Bedürfnisse der Beschäftigten | Position des Bildschirms, Einstellung des Stuhls, Beinfreiheit und verwendete Ausstattung |
| Beleuchtung | unzureichendes Licht oder störende Reflexionen | konkrete Arbeitsposition und Bedingungen bei Tageslicht sowie künstlicher Beleuchtung |
| Lüftung | Beschwerden über Zugluft, Hitze oder verbrauchte Luft | Zustand bei üblicher Bürobesetzung und zu verschiedenen Tageszeiten |
| Arbeitsorganisation | häufige Unterbrechungen, unklare Aufgaben oder fehlende Vertretungsregelungen | tatsächliche Verteilung der Verantwortlichkeiten und Erfahrungen der Beschäftigten |
| Psychosoziale Risiken | Ursachen für anhaltenden Druck oder konfliktbehaftete Führung | wie die betroffenen Personen ihre Arbeitsbedingungen wahrnehmen |
| Belästigung und Gewalt | fehlende Regeln für das Melden und Bearbeiten eines Vorfalls | ob die Beschäftigten das Verfahren kennen und sicher nutzen können |
Ein Onlineformular erkennt beispielsweise nicht, dass die Sonne am Nachmittag direkt auf einen Bildschirm scheint, die Klimaanlage auf einen einzelnen Arbeitsplatz bläst oder die Empfangskraft keine Möglichkeit hat, Hilfe zu rufen. Solche Erkenntnisse ergeben sich erst aus der Kombination des Tool-Durchlaufs mit einer Besichtigung des Arbeitsplatzes und den Erfahrungen der Beschäftigten.
Vorgehen beim ersten Durchlauf
Die erste Prüfung muss kein umfangreiches Projekt sein. Sie sollte jedoch mit konkreten und überprüfbaren Aufgaben enden:
- Legen Sie fest, welche Räume, Tätigkeiten und Beschäftigtengruppen die Prüfung umfasst.
- Gehen Sie die Themen gemeinsam mit einer Person durch, die den üblichen Büroalltag kennt.
- Beziehen Sie die Beschäftigten ein und erfassen Sie konkrete Situationen statt nur „Ja“- oder „Nein“-Antworten.
- Überprüfen Sie jede wesentliche Feststellung vor Ort.
- Bestimmen Sie für jede vorgeschlagene Maßnahme eine verantwortliche Person, eine Frist und die Form der anschließenden Kontrolle.
- Vergleichen Sie das Ergebnis mit der bestehenden Risikobewertung, den Unterweisungen und der Arbeitsschutzdokumentation.
- Prüfen Sie nach Umsetzung der Maßnahmen, ob sich die Arbeitsbedingungen tatsächlich verändert haben.
Die EU-OSHA empfiehlt, die Beschäftigten einzubeziehen, damit die Bewertung ihre tatsächlichen Arbeitsbedingungen erfasst. Antworten allein durch den Geschäftsführer oder die Büroleitung müssen Probleme an einzelnen Arbeitsplätzen nicht unbedingt aufdecken.
Was in die Arbeitsschutzdokumentation übernommen werden sollte
In die betriebliche Dokumentation sollten Feststellungen aufgenommen werden, die am konkreten Arbeitsplatz überprüft wurden. Aus der Aufzeichnung sollte hervorgehen:
- wo und bei welcher Tätigkeit das Problem auftritt,
- welche Beschäftigten davon betroffen sein können,
- welche Maßnahmen das Unternehmen bereits anwendet,
- was angepasst werden muss,
- wer die Aufgabe bis wann erledigen soll,
- wie die Umsetzung der Maßnahme kontrolliert wird.
Der Satz „Die Ergonomie wurde geprüft“ sagt weder aus, welcher Arbeitsplatz beurteilt wurde, noch welche Feststellungen dort getroffen wurden. Ebenso wenig reicht es aus, ein psychosoziales Risiko allein deshalb als gelöst zu betrachten, weil das Unternehmen über eine interne Richtlinie verfügt. Entscheidend ist, ob die Beschäftigten das Verfahren kennen und anwenden können und ob das Unternehmen tatsächlich in der Lage ist, einen Hinweis angemessen zu bearbeiten.
Die Zusammenhänge zwischen Risikobewertung, Unterweisung und betrieblichen Aufzeichnungen fasst der Artikel Arbeitsschutzdokumentation für kleine Unternehmen: Was Sie benötigen zusammen.
Wann fachliche Unterstützung sinnvoll ist
Eine fachliche Beurteilung empfiehlt sich insbesondere, wenn das Büro mit einem Lager oder einer Werkstatt kombiniert ist, Beschäftigte auch außerhalb einer festen Arbeitsstätte tätig sind, sich die Bedingungen zwischen einzelnen Niederlassungen deutlich unterscheiden oder unklar ist, wie sich eine allgemeine Empfehlung in eine konkrete Maßnahme umsetzen lässt.
Erhöhte Aufmerksamkeit ist ebenfalls bei wiederkehrenden gesundheitlichen Beschwerden, Konfliktsituationen oder Änderungen der Raumaufteilung und Arbeitsorganisation erforderlich. OiRA Office kann Themen für die weitere Prüfung aufzeigen, kennt jedoch weder die betrieblichen Abläufe noch die Umstände einzelner Fälle.
Wenn Sie die Ergebnisse des Tools am Arbeitsplatz überprüfen und in die betriebliche Dokumentation übernehmen möchten, unterstützen wir Sie dabei im Rahmen unserer Dienstleistung Arbeitsschutz für Unternehmen. Das Ergebnis sollte eine Übersicht konkreter Risiken und Maßnahmen sein – nicht nur ein abgeschlossenes Onlineformular.
Woran ein brauchbares Ergebnis zu erkennen ist
Ein brauchbares Ergebnis lässt sich einem konkreten Ort oder einer konkreten Tätigkeit zuordnen. Es enthält eine vorgeschlagene Maßnahme, eine Zuständigkeit, eine Frist und eine Kontrollmethode. Die Beschäftigten hatten Gelegenheit, ihre tatsächlichen Arbeitsbedingungen zu schildern, und ihre Hinweise wurden ausgewertet.
Ein allgemeines Verzeichnis ohne Bezug zum Arbeitsplatz, ohne Prioritäten und ohne weitere Vorgehensweise ist dagegen ein schwaches Ergebnis. Der Abschluss eines Durchlaufs mit OiRA Office allein belegt weder, dass das Unternehmen die vorgeschlagenen Maßnahmen umgesetzt hat, noch dass das Tool Risiken außerhalb des Büros berücksichtigt hat.
Kurzantwort
OiRA Office ist ein Online-Tool, auf das die EU-OSHA am 28. September 2026 aufmerksam gemacht hat und das der schrittweisen Ermittlung von Risiken in Büroumgebungen dient. Unternehmen können es als Prüfleitfaden nutzen, müssen die Erkenntnisse jedoch am Arbeitsplatz verifizieren und mit ihrer eigenen Risikobewertung, ihren Maßnahmen und ihrer Arbeitsschutzdokumentation verknüpfen.
Häufig gestellte Fragen
Ist OiRA Office eine neue Pflicht für tschechische Unternehmen?
Nein. Die Veröffentlichung des Tools durch die EU-OSHA begründet für sich genommen keine neue rechtliche Verpflichtung in Tschechien. Es handelt sich um ein Hilfsmittel für die strukturierte Prüfung von Risiken in Büroumgebungen.
Ersetzt OiRA Office die betriebliche Risikobewertung?
Nicht automatisch. Das Tool kann eine Struktur vorgeben und auf wichtige Themen hinweisen. Das Ergebnis muss jedoch den tatsächlichen Tätigkeiten, Räumlichkeiten und Beschäftigten des Unternehmens entsprechen.
Sollten die Beschäftigten einbezogen werden?
Die EU-OSHA empfiehlt ihre Beteiligung. Beschäftigte können Bedingungen und Situationen beschreiben, die der Unternehmensleitung bei einer einmaligen Besichtigung möglicherweise nicht auffallen.
Deckt das Tool auch Lager oder Werkstätten ab?
Laut der veröffentlichten Beschreibung ist OiRA Office auf Büroumgebungen ausgerichtet. Risiken in Lagern, Werkstätten, Produktionsbereichen oder bei Arbeiten außerhalb des Büros müssen im jeweils erforderlichen Umfang gesondert beurteilt werden.
Was folgt nach Abschluss des Durchlaufs?
Die Feststellungen müssen am Arbeitsplatz überprüft und konkrete Maßnahmen, verantwortliche Personen sowie Fristen festgelegt werden. Anschließend sind die Umsetzung der Maßnahmen und ihre Verknüpfung mit der Risikobewertung, der Dokumentation und den Unterweisungen zu kontrollieren.
Quellen und Grundlagen des Artikels
- Arbeitsschutz für Unternehmen – Dienstleistung von SOHE.
- Risikobewertung im betrieblichen Arbeitsschutz: So gehen Sie vor – Vorgehen von der Ermittlung der Tätigkeiten bis zur Kontrolle der umgesetzten Maßnahmen.
- Arbeitsschutzdokumentation für kleine Unternehmen: Was Sie benötigen – Übersicht über die zugehörige Dokumentation und betriebliche Aufzeichnungen.
- EU-OSHA: Ist Ihr Büro sicher und gesund? Fragen Sie OiRA – Mitteilung zum Tool OiRA Office vom 28. September 2026.
- BHP: Ist Ihr Büro sicher und gesund? Fragen Sie das Tool OiRA – tschechischer Bericht über das neue Tool vom 29. September 2026.
Dieser Text dient ausschließlich Informationszwecken und ersetzt keine rechtliche Stellungnahme. Die konkrete Risikobewertung im Büro muss an die tatsächlichen Betriebsabläufe, Räumlichkeiten und Tätigkeiten der Beschäftigten angepasst werden.
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