Керівник проходить онлайн-форму, позначає кілька проблем і зберігає нотатки. Однак це ще не підтверджує, що кімната для переговорів не перегрівається після обіду, працівники правильно налаштовують робочі крісла, а адміністратор на рецепції знає, як діяти в разі агресивної поведінки відвідувача.
Європейське агентство з безпеки та здоров’я на роботі (EU-OSHA) 28 вересня 2026 року повідомило про новий інструмент онлайн-інтерактивного оцінювання ризиків, розроблений спеціально для офісів, — OiRA Office. Наступного дня про новинку також повідомив чеський портал BHP.
OiRA Office може слугувати компанії основою для виявлення ризиків і планування профілактичних заходів. Однак поява інструмента сама по собі не є новим чеським нормативно-правовим актом. Завершене проходження онлайн-форми також не підтверджує автоматично, що оцінювання відповідає конкретному офісу та всім видам діяльності компанії.
Що охоплює OiRA Office
Згідно з повідомленням EU-OSHA, інструмент крок за кроком допомагає користувачам виявляти ризики та визначати профілактичні заходи. Передусім він охоплює такі сфери:
- ергономіку робочих місць,
- освітлення,
- вентиляцію,
- організацію праці,
- психосоціальні ризики,
- домагання,
- насильство на робочому місці.
Перевагою є широке охоплення. Перевірка не обмежується висотою монітора, робочим кріслом і кабелями під столом. Вона також звертає увагу на розподіл роботи, тривале робоче навантаження, взаємини між людьми та доступний порядок повідомлення про неналежну поведінку.
Загальну методику, за допомогою якої отримані висновки можна включити до системи компанії, розглянуто у статті Оцінювання ризиків охорони праці в компанії: як його провести.
Де закінчується сфера застосування офісного інструмента
OiRA Office доцільно використовувати для офісу, рецепції, кімнати для переговорів або адміністративних приміщень. Він також може допомогти під час переїзду, зміни розташування робочих місць або впровадження спільних робочих столів.
Однак сам офісний інструмент не охоплює ризики складу, майстерні, виробничих і технічних приміщень, висотних робіт або робіт у клієнтів. Якщо в одній будівлі компанія має офіси та сервісну зону, отриманий результат не можна без додаткового оцінювання вважати оцінкою всієї організації.
З обох опублікованих повідомлень також не випливає, що саме лише заповнення форми підтверджує виконання всіх вимог, які стосуються конкретного чеського робочого місця. Вирішальними залишаються фактичні умови роботи, обладнання, що використовується, і трудова діяльність.
Що перевірити безпосередньо на робочому місці
Інструмент може привернути увагу до певної теми. Однак фактичний стан визначає перевірка на місці.
| Сфера | Що може виявити проходження інструмента | Що перевірити в офісі |
|---|---|---|
| Ергономіка | неналежне облаштування або різні потреби працівників | розташування екрана, налаштування крісла, простір для ніг і обладнання, що використовується |
| Освітлення | недостатнє освітлення або заважальні відблиски | конкретне положення під час роботи й умови за денного та штучного освітлення |
| Вентиляція | скарги на протяги, спеку або задуху | стан за звичайної заповненості офісу та в різний час доби |
| Організація праці | часті переривання, нечіткі завдання або відсутність взаємозамінності | фактичний розподіл відповідальності та досвід працівників |
| Психосоціальні ризики | джерела тривалого тиску або конфліктне управління | як умови праці сприймають люди, яких вони стосуються |
| Домагання та насильство | відсутність правил повідомлення про інциденти та їх розв’язання | чи знають працівники порядок дій і чи можуть безпечно ним скористатися |
Онлайн-форма, наприклад, не виявить, що після обіду сонце світить безпосередньо на екран, кондиціонер дме на одне робоче місце або працівник рецепції не може покликати на допомогу. Такі факти можна встановити лише завдяки поєднанню проходження інструмента, огляду робочого місця та досвіду працівників.
Як провести першу перевірку
Перша перевірка не обов’язково має бути масштабним проєктом. Однак її результатом повинні стати конкретні завдання, виконання яких можна перевірити:
- Визначте приміщення, види робіт і групи працівників, які охоплює перевірка.
- Розгляньте окремі теми разом із людиною, яка добре знає звичайну роботу офісу.
- Залучіть працівників і фіксуйте конкретні ситуації, а не лише відповіді «так» і «ні».
- Перевірте кожен суттєвий висновок безпосередньо на місці.
- Для кожного запропонованого заходу визначте відповідальну особу, строк і спосіб подальшої перевірки.
- Порівняйте результат із чинним оцінюванням ризиків, навчанням і документацією з охорони праці.
- Після виконання заходів перевірте, чи справді умови праці змінилися.
EU-OSHA рекомендує залучати працівників, щоб оцінювання відображало їхні реальні умови праці. Відповіді лише керівника компанії або офіс-менеджера можуть не виявити проблеми окремих робочих місць.
Що перенести до документації з охорони праці
До документації компанії доцільно вносити висновки, перевірені на конкретному робочому місці. Із запису має бути зрозуміло:
- де й під час якої діяльності виникає проблема,
- яких працівників вона може стосуватися,
- які заходи компанія вже застосовує,
- що потрібно змінити,
- хто має виконати завдання та в який строк,
- як перевірятиметься виконання заходу.
Фраза «ергономіку перевірено» не вказує, яке робоче місце оцінювали та що на ньому виявили. Так само недостатньо вважати психосоціальний ризик усуненим лише тому, що компанія має внутрішню інструкцію. Важливо, чи знають люди порядок дій, чи можуть ним скористатися та чи здатна компанія належним чином опрацювати повідомлення.
Зв’язок між оцінюванням, навчанням і робочими записами узагальнено у статті Документація з охорони праці для малої компанії: що вам потрібно.
Коли варто залучити фахівця
Фахове оцінювання доцільне насамперед тоді, коли офіс поєднано зі складом або майстернею, працівники також працюють поза постійним робочим місцем, умови в різних філіях істотно відрізняються або незрозуміло, як перетворити загальну рекомендацію на конкретний захід.
Підвищеної уваги також потребують повторювані проблеми зі здоров’ям, конфліктні ситуації та зміни планування приміщень або організації праці. OiRA Office може визначити теми для перевірки, але не знає особливостей роботи компанії та обставин окремих випадків.
Якщо вам потрібно перевірити висновки інструмента на робочому місці та внести їх до документації компанії, ми допоможемо в межах послуги Охорона праці для компаній. Результатом має бути огляд конкретних ризиків і заходів, а не лише завершена онлайн-форма.
Як розпізнати придатний для використання результат
Придатний результат можна пов’язати з конкретним місцем або видом діяльності. Він містить запропонований захід, відповідальну особу, строк і спосіб контролю. Працівники мали можливість описати реальні умови, а їхні зауваження було оцінено.
Слабкий результат — це загальний перелік без прив’язки до робочого місця, пріоритетів і подальших дій. Саме лише завершення проходження OiRA Office не доводить, що компанія виконала запропоновані заходи або що інструмент охопив ризики поза офісом.
Коротка відповідь
OiRA Office — це онлайн-інструмент для послідовного виявлення ризиків в офісному середовищі, про який EU-OSHA повідомило 28 вересня 2026 року. Компанія може використовувати його як основу для перевірки, однак отримані висновки потрібно підтвердити на робочому місці та пов’язати з власним оцінюванням ризиків, заходами й документацією з охорони праці.
Поширені запитання
Чи є OiRA Office новим обов’язком для чеських компаній?
Ні. Публікація інструмента EU-OSHA сама по собі не запроваджує нового юридичного обов’язку для чеських компаній. Це допоміжний засіб для структурованої перевірки ризиків офісного середовища.
Чи замінить OiRA Office оцінювання ризиків компанії?
Не автоматично. Інструмент може надати структуру й привернути увагу до важливих тем, але результат має відповідати реальним видам діяльності, приміщенням і працівникам компанії.
Чи потрібно залучати працівників?
EU-OSHA рекомендує їх залучати. Працівники можуть описати умови й ситуації, яких керівництво компанії може не помітити під час одноразового огляду.
Чи охоплює інструмент також склад або майстерню?
Згідно з опублікованим описом, OiRA Office призначений для офісного середовища. Ризики складу, майстерні, виробництва або роботи поза офісом потрібно окремо оцінювати у відповідному обсязі.
Що робити після завершення проходження?
Висновки потрібно перевірити на робочому місці, визначити конкретні заходи, відповідальних осіб і строки. Після цього контролюють виконання заходів та їхній зв’язок з оцінюванням ризиків, документацією і навчанням.
На яких джерелах ґрунтується стаття
- Охорона праці для компаній – послуга SOHE.
- Оцінювання ризиків охорони праці в компанії: як його провести – порядок дій від визначення видів діяльності до перевірки виконаних заходів.
- Документація з охорони праці для малої компанії: що вам потрібно – огляд пов’язаної документації та робочих записів.
- EU-OSHA: Чи безпечний і здоровий ваш офіс? Запитайте OiRA – повідомлення про інструмент OiRA Office від 28 вересня 2026 року.
- BHP: Чи безпечний і здоровий ваш офіс? Запитайте інструмент OiRA – чеська публікація про новий інструмент від 29 вересня 2026 року.
Текст має інформаційний характер і не замінює юридичної консультації. Конкретне оцінювання ризиків в офісі потрібно налаштувати відповідно до фактичних умов роботи, приміщень і діяльності працівників.
Потрібно перевірити висновки OiRA Office на робочому місці та внести їх до системи охорони праці у вашій компанії? Надішліть нам запит без зобов’язань або напишіть на info@sohe.cz.