Prüfung neuer Computer und Bürotechnik: Wann die erste Kontrolle ansteht

Ein neuer Laptop, Monitor oder Drucker ist nicht nur ein Posten im Inventar. Wenn das Unternehmen sie im Betrieb nutzt, lohnt es sich, sie von Anfang an in das Geräteverzeichnis aufzunehmen, die grundlegenden Belege abzulegen, den Einsatzort zu bestimmen und den ersten Termin für die nächste Prüfung entsprechend den tatsächlichen Betriebsbedingungen festzulegen.

Es geht weder um Panik nach dem Kauf noch um eine Prüfung jedes neuen Geräts noch vor dem ersten Anschließen. Das praktische Problem liegt woanders: Wenn neue Bürotechnik nicht sofort erfasst wird, weiß nach ein paar Monaten niemand mehr genau, wo sie sich befindet, wer sie nutzt, ob sie ins Lager oder auf die Baustelle verlagert wurde und wann sie wieder geprüft werden muss.

Warum Rechnung und Inventarnummer nicht ausreichen

Die Rechnung besagt, dass das Unternehmen etwas gekauft hat. Die Inventarnummer hilft buchhalterisch und vermögensrechtlich. Für Prüfungen und Kontrollen von Elektrogeräten benötigen Sie jedoch zusätzlich betriebliche Informationen: Wo wird das jeweilige Gerät eingesetzt, in welcher Umgebung, wer ist dafür verantwortlich und wann steht die nächste Kontrolle, Prüfung oder Revision an.

Der Arbeitgeber hat die allgemeine Pflicht, für den sicheren Zustand der Arbeitsmittel und betriebenen Einrichtungen zu sorgen. Die konkrete Vorgehensweise richtet sich nach der Art des Geräts, der Einsatzumgebung, der Herstellerdokumentation, den technischen Normen und der Gefährdungsbeurteilung. Bei Bürotechnik ist es daher sinnvoll, nicht mit einer Prüfung als einmaliger Aktion zu beginnen, sondern mit der Erfassung als dauerhaftem System.

Detaillierter an die eigentliche Erfassung knüpft der Artikel Prüf- und Geräteverzeichnis im Unternehmen an. Dieser Text behandelt hauptsächlich die Situation, wenn ein neues Gerät gerade gekauft oder in Betrieb genommen wird.

Was bei der Übernahme neuer Technik zu prüfen ist

Bei neuer Bürotechnik hat sich in der Praxis ein kurzes Eingangsverfahren bewährt. Es geht nicht um eine aufwendige Prüfung, sondern um Ordnung bei dem, was das Unternehmen übernimmt und wo es das einordnet.

Prüfen Sie hauptsächlich:

• ob Gerät, Netzkabel, Adapter oder Stecker sichtbar beschädigt sind,
• ob Typ, Seriennummer und mitgeliefertes Zubehör übereinstimmen,
• ob Sie die Anleitung, den Kaufbeleg und weitere Unterlagen vom Lieferanten haben,
• wo das Gerät eingesetzt werden soll,
• wer für die Übergabe an den Nutzer und den Eintrag ins Verzeichnis verantwortlich ist.

Bei Laptops ist es sinnvoll, nicht nur den Computer selbst, sondern auch das Netzteil zu erfassen. Bei einem stationären Arbeitsplatz kommen oft Monitor, Dockingstation, Überspannungsschutz oder Verlängerungsleitung hinzu. Gerade das kleine Zubehör ist in Büros oft am unübersichtlichsten.

Was typischerweise ins Verzeichnis aufgenommen werden sollte

Im Bürobetrieb geht es häufig um:

Nicht jedes Gerät benötigt einen gleich detaillierten Eintrag. Der Sinn besteht darin, dass bei der nächsten Kontrolle nachvollzogen werden kann, was das Unternehmen nutzt, wo es sich befindet und wann der nächste Termin ist. Bei größeren Unternehmen lohnt es sich, die Erfassung einheitlich über Büros, Lager und Betrieb hinweg einzurichten.

So legen Sie den ersten Termin ohne unnötige Gewissheiten fest

Bei neuer Bürotechnik ist das Datum der Inbetriebnahme am wichtigsten. Davon lässt sich sinnvoll ableiten, wann die erste weitere Kontrolle oder Prüfung gemäß dem verwendeten Regime erfolgen sollte.

Die Prüffrist bestimmt nicht allein der Kauf, sondern vor allem die Umgebung und die Art der Nutzung. Anders beurteilt wird ein Laptop, der dauerhaft in einem sauberen Büro steht, als derselbe Laptop, den ein Mitarbeiter zwischen Betriebsstätten, Lager und Baustelle transportiert. Ebenso ist ein normaler Monitor im Open Space nicht dasselbe wie eine in der Werkstatt verwendete Verlängerungsleitung.

Eine konkrete Übersicht über Intervalle und Betriebsgruppen finden Sie im Artikel Prüfung elektrischer Geräte und Werkzeuge im Unternehmen: Fristen und Bußgelder. Bei Neuanschaffungen reicht es praktisch aus, sicherzustellen, dass der erste Termin sofort in das Verzeichnis aufgenommen wird und nicht erst rückwirkend vor der Kontrolle.

Büro, Lager, Werkstatt und Baustelle sind nicht dasselbe

Der häufigste Fehler entsteht bei Verlagerungen. Ein Techniker kauft einen Laptop fürs Büro, aber nach drei Monaten nutzt ihn der Bauleiter auf der Baustelle. Oder eine Verlängerungsleitung wird von einem sauberen Verwaltungsarbeitsplatz ins Lager verlagert. Im Verzeichnis bleibt jedoch der ursprüngliche Standort und das entsprechende Regime.

Daher sollte das Verzeichnis auch die Einsatzumgebung enthalten, nicht nur die Gerätebezeichnung. Ändert sich die Umgebung, sollte sich die Änderung im Eintrag und gegebenenfalls auch im nächsten Termin widerspiegeln. Bei Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten ist es sinnvoll, eine einfache Regel zu vereinbaren: Wer ein Gerät zwischen Arbeitsplätzen verlagert, meldet dies der Person, die das Verzeichnis verwaltet.

Wer soll neue Geräte eintragen

In einem kleinen Unternehmen erledigt das oft der Geschäftsführer, Office Manager oder Buchhalter, der neue Rechnungen sieht. In einem größeren Unternehmen der Facility Manager, Gebäudeverwalter, die IT-Abteilung, der Lagerleiter oder der Arbeitssicherheitstechniker. Wichtig ist nicht die Stellenbezeichnung, sondern die klare Prozessverantwortung.

Der Prozess kann einfach sein:

1. Kauf des elektrischen Geräts.
2. Sichtprüfung beim Eingang und Ablage der Belege.
3. Zuweisung einer Erfassungsnummer.
4. Eintrag in die Geräteliste.
5. Festlegung des Betriebs und des nächsten Prüftermins.
6. Übergabe an den Nutzer.

Wenn dieses Verfahren nicht vereinbart ist, verteilen sich neue Geräte leicht im ganzen Unternehmen. Ein Teil ist in der IT, ein Teil im Büro, ein Teil im Lager und ein Teil bei den Mitarbeitern zu Hause. Bei der nächsten Prüfung erhält der Prüftechniker dann keine tatsächliche Liste, sondern nur eine Schätzung.

Typische Fehler bei neuer Bürotechnik

Kauf außerhalb des Verzeichnisses. Jemand kauft einen Monitor, ein Ladegerät oder eine Verlängerungsleitung auf die Firma, schließt sie an und es erfolgt kein Eintrag. Nach einiger Zeit ist unklar, ob es sich um ein Firmen- oder Privatgerät handelt.

Private Ladegeräte ohne Regeln. Mitarbeiter bringen eigene Netzteile, Wasserkocher oder Ventilatoren mit. Wenn das Unternehmen sie am Arbeitsplatz toleriert, sollte es ein klar definiertes Regime haben, was erlaubt ist und was nicht mehr in den Betrieb gehört.

Verlagerungen ohne Änderung des Eintrags. Ein Gerät wird vom Büro ins Lager oder auf die Baustelle verlagert, aber das Verzeichnis wird nicht geändert. Der Termin entspricht dann möglicherweise nicht der tatsächlichen Nutzung.

Verlängerungsleitungen außerhalb der Liste. Sie werden stückweise gekauft, bleiben unter den Tischen und werden oft erst dann beachtet, wenn es ein Problem gibt. Dabei sind sie ein wichtiger Teil des Bürobetriebs.

Belege in der Schachtel, die weggeworfen wird. Anleitung und Herstellerdokumentation können bei der Festlegung des Nutzungsregimes und bei späteren Reparaturen nützlich sein. Bewahren Sie sie zumindest elektronisch auf.

Mini-Checkliste für einen Neukauf

Wenn ein neues Elektrogerät oder neue Bürotechnik ins Unternehmen kommt, gehen Sie eine kurze Liste durch:

• sichtbar unbeschädigtes Gerät, Kabel, Netzteil und Stecker,
• aufbewahrter Kaufbeleg und verfügbare Herstellerdokumentation,
• zugewiesene Erfassungs- oder Inventarnummer,
• eingetragener Standort und verantwortliche Person,
• angegebenes Datum der Inbetriebnahme,
• festgelegter nächster Prüftermin entsprechend der Umgebung,
• klare Regeln für die Verlagerung an einen anderen Arbeitsplatz.

Diese wenigen Minuten beim Kauf vereinfachen die weiteren Prüfungen von Geräten und Werkzeugen erheblich. Der Prüftechniker muss dann nicht suchen, sondern arbeitet mit einer konkreten Liste.

Wie SOHE hilft

SOHE kann bei Geräteprüfungen nicht nur mit der Messung, sondern auch mit der Erfassung helfen. Bei Unternehmen, die kontinuierlich neue Bürotechnik kaufen, ist es sinnvoll, die Geräteliste, Aufkleber und Termine so zu vereinheitlichen, dass neue Geräte laufend ergänzt werden.

Bei der Arbeit im Betrieb helfen wir:

• die Geräteliste durchzugehen und fehlende Geräte zu ergänzen,
• die Erfassung für Laptops, Monitore, Netzteile, Verlängerungsleitungen und gemeinsam genutzte Geräte einzurichten,
• Geräte mit Aufklebern zu kennzeichnen,
• weitere Termine entsprechend der Einsatzumgebung zu empfehlen,
• Geräteprüfungen mit der Arbeitssicherheits- und Elektrodokumentation zu verknüpfen.

Wenn Sie ein neues Büro einrichten, eine Niederlassung ausstatten oder einfach nur Ihr bestehendes Verzeichnis bereinigen möchten, senden Sie uns eine unverbindliche Anfrage. Wir schlagen ein Verfahren entsprechend der tatsächlichen Geräteanzahl und des Betriebs vor.

Häufige Fragen

Muss ein neuer Laptop sofort nach dem Kauf geprüft werden?

Bei neuer Bürotechnik geht es in der Praxis zunächst um die Aufnahme ins Verzeichnis, die Sichtprüfung, die Ablage der Belege und die Festlegung des ersten Termins für die nächste Kontrolle. Das konkrete Regime hängt von der Nutzung, der Umgebung und dem internen System des Unternehmens ab.

Gehören auch Ladegeräte und Netzteile ins Verzeichnis?

Ja, das ist praktisch sinnvoll. Ein Netzteil kann unabhängig vom Laptop verloren gehen, verwechselt oder beschädigt werden. Wenn es eine eigene Erfassungsnummer oder zumindest eine klare Zuordnung zu einem bestimmten Gerät hat, lässt es sich später leichter nachverfolgen.

Was ist mit Verlängerungsleitungen unter den Tischen?

Verlängerungsleitungen und Überspannungsschutz sind oft ein blinder Fleck in Büros. Es wird empfohlen, sie in das Verzeichnis aufzunehmen, da sie verlagert werden, mehrere Geräte belasten und ihre Beschädigung nicht auf den ersten Blick sichtbar sein muss.

Wer soll neue Geräte eintragen?

Das kann der Office Manager, Facility Manager, die IT, der Betriebsleiter oder eine andere beauftragte Person sein. Entscheidend ist, dass klar ist, wer den Eintrag beim Kauf vornimmt und wer Änderungen bei einer Verlagerung bearbeitet.

Wie oft wird Bürotechnik geprüft?

Das Intervall richtet sich nach der Art des Geräts, der Umgebung und der Art der Nutzung. Normales Büro, Lager, Werkstatt und Baustelle werden unterschiedlich beurteilt. Eine Übersicht finden Sie im Artikel über die Prüffristen für Elektrogeräte.

Worauf der Artikel basiert

• Prüfung von Geräten und Werkzeugen – Dienstleistung von SOHE.
• Prüf- und Geräteverzeichnis im Unternehmen – wie man Liste, Aufkleber und Termine führt.
• Prüfung elektrischer Geräte und Werkzeuge im Unternehmen: Fristen und Bußgelder – zugehörige Fristenübersicht.
• Gesetz Nr. 262/2006 Slg., Arbeitsgesetzbuch.
• Gesetz Nr. 309/2006 Slg. über die Gewährleistung weiterer Arbeitssicherheitsbedingungen.
• Regierungsverordnung Nr. 378/2001 Slg. über nähere Anforderungen an den sicheren Betrieb und die Nutzung von Maschinen, technischen Einrichtungen, Geräten und Werkzeugen.
• Regierungsverordnung Nr. 190/2022 Slg. über überwachungsbedürftige technische elektrische Anlagen.
• Regierungsverordnung Nr. 194/2022 Slg. über die fachliche Qualifikation in der Elektrotechnik.

Der Text dient Informationszwecken und ersetzt keine Rechtsberatung. Das konkrete Regime für Erfassung, Kontrollen und Prüfungen muss entsprechend dem tatsächlichen Betrieb, der Herstellerdokumentation, der Einsatzumgebung und der Gefährdungsbeurteilung festgelegt werden.