Новий ноутбук, монітор або принтер — це не просто позиція в інвентарному списку. Якщо компанія використовує їх в експлуатації, варто одразу включити їх до реєстру електроприладів, зберегти основні документи, визначити місце використання та встановити першу дату наступної перевірки відповідно до реальних умов експлуатації.
Йдеться не про паніку після покупки чи про перевірку кожного нового пристрою ще до першого ввімкнення. Практична проблема в іншому: якщо нову офісну техніку не зареєструвати одразу, через кілька місяців ніхто точно не знає, де вона, хто нею користується, чи перемістили її на склад або на будівництво, і коли її слід перевірити знову.
Чому недостатньо рахунку-фактури та інвентарного номера
Рахунок-фактура свідчить, що компанія щось придбала. Інвентарний номер допомагає в бухгалтерському та майновому обліку. Але для перевірок електроприладів вам також потрібна експлуатаційна інформація: де використовується даний пристрій, в якому середовищі, хто за нього відповідає та коли має відбутися наступна перевірка, випробування або інспекція.
Роботодавець має загальний обов’язок забезпечувати безпечний стан засобів праці та експлуатованого обладнання. Конкретний режим потім встановлюється залежно від типу обладнання, середовища використання, документації виробника, технічних норм та оцінки ризиків. Тому для офісної техніки має сенс починати не з перевірки як разової акції, а з обліку як постійної системи.
Більш детально про сам облік розповідає стаття Облік перевірок та електроприладів у компанії. Цей текст зосереджений на ситуації, коли новий пристрій щойно купується або вводиться в експлуатацію.
Що перевірити при отриманні нової техніки
Для нової офісної техніки на практиці добре зарекомендувала себе коротка вхідна процедура. Це не складна перевірка, а наведення порядку в тому, що компанія отримує та куди це відносить.
Перевірте головним чином:
- чи немає видимих пошкоджень на пристрої, кабелі живлення, адаптері або вилці,
- чи збігаються тип, серійний номер та комплект поставки,
- чи є у вас інструкція, документ про покупку та інша документація від постачальника,
- де буде використовуватися пристрій,
- хто відповідатиме за його передачу користувачеві та запис до реєстру.
Для ноутбуків бажано реєструвати не лише сам комп’ютер, а й адаптер живлення. Для стаціонарного робочого місця часто додаються монітор, док-станція, захист від перенапруги або подовжувач. Саме дрібне приладдя в офісах зазвичай найменш прозоре.
Що зазвичай включати до реєстру
В офісній експлуатації часто розглядаються:
| Обладнання | Чому його слід реєструвати |
|---|---|
| Ноутбуки та стаціонарні ПК | Через розташування, користувача, джерело живлення та переміщення між робочими місцями. |
| Адаптери живлення та зарядні пристрої | Можуть бути пошкоджені або замінені незалежно від ноутбука. |
| Монітори та док-станції | Часто переміщуються і зазвичай мають окреме живлення. |
| Принтери, багатофункціональні пристрої та шредери | Звичайна офісна експлуатація, довший термін служби, історія обслуговування. |
| Електрочайники, мікрохвильові печі, кавоварки | Типові спільні електроприлади на кухні. |
| Подовжувачі та захист від перенапруги | Часте зношування, переміщення, навантаження кількома пристроями. |
| Зарядні пристрої для телефонів та дрібна електроніка | Ризик плутанини між корпоративними та приватними пристроями. |
Не кожен пристрій потребує однаково детального запису. Сенс у тому, щоб під час наступної перевірки можна було з’ясувати, що компанія використовує, де це знаходиться і який наступний термін. Для більшої компанії варто налаштувати облік єдиним чином для офісів, складу та виробництва.
Як встановити перший термін без зайвих гарантій
Для нової офісної техніки найважливішою є дата введення в експлуатацію. Від неї можна обґрунтовано визначити, коли має відбутися перша наступна перевірка або випробування згідно з використовуваним режимом.
Міжперевірочний інтервал визначає не сама покупка, а головним чином середовище та спосіб використання. По-різному оцінюється ноутбук, що постійно лежить у чистому офісі, і той самий ноутбук, який працівник возить між філіями, складом та будівництвом. Так само звичайний монітор у відкритому просторі — це не те саме, що подовжувач, який використовується в майстерні.
Конкретний огляд інтервалів та експлуатаційних груп наведено у статті Перевірка електроприладів та інструментів у компанії: терміни та штрафи. Для нових покупок практично достатньо забезпечити, щоб перший термін був внесений до реєстру одразу, а не заднім числом перед перевіркою.
Офіс, склад, майстерня та будівництво — це не одне й те саме
Найпоширеніша помилка виникає під час переміщень. Технічний фахівець купує ноутбук для офісу, але через три місяці його використовує виконроб на будівництві. Або подовжувач переміщується з чистого адміністративного приміщення на склад. Однак у реєстрі залишається початкове місце розташування та відповідний режим.
Тому реєстр має містити також середовище використання, а не лише назву пристрою. Якщо середовище змінюється, ця зміна має бути відображена в записі та, за потреби, у наступному терміні. Для компаній з кількома підрозділами бажано домовитися про просте правило: той, хто переміщує електроприлад між робочими місцями, повідомляє про це особу, яка веде облік.
Хто має реєструвати нові пристрої
У малій компанії це часто вирішує директор, офіс-менеджер або бухгалтер, який бачить нові рахунки-фактури. У більшій компанії — менеджер з експлуатації, адміністратор будівлі, ІТ-відділ, завідувач складу або фахівець з охорони праці (БЖД). Важлива не посада, а чітке володіння процесом.
Процес може бути простим:
- Купівля електричного пристрою.
- Вхідний візуальний огляд та збереження документів.
- Присвоєння облікового номера.
- Запис до переліку електроприладів.
- Визначення умов експлуатації та терміну наступної перевірки.
- Передача користувачеві.
Якщо ця процедура не узгоджена, нові пристрої легко «розбігаються» по компанії. Частина в ІТ, частина в офісі, частина на складі, а частина вдома у співробітників. Під час наступної перевірки сертифікований електрик-інспектор отримує не реальний список, а лише приблизний.
Типові помилки з новою офісною технікою
Покупка поза обліком. Хтось купує монітор, зарядний пристрій або подовжувач за рахунок компанії, вмикає його, а запис не робиться. Згодом незрозуміло, чи це корпоративний, чи приватний пристрій.
Приватні зарядні пристрої без правил. Співробітники приносять власні адаптери, чайники або вентилятори. Якщо компанія допускає їх на робочому місці, вона повинна мати чітко встановлений режим: що дозволено, а що вже не підлягає експлуатації.
Переміщення без зміни запису. Пристрій переміщується з офісу на склад або на будівництво, але облік не змінюється. Тоді термін може не відповідати фактичному використанню.
Подовжувачі поза списком. Вони купуються поштучно, залишаються під столами і часто вирішуються лише тоді, коли виникає проблема. Хоча це важлива частина офісної експлуатації.
Документи в коробці, яку викидають. Інструкція та документація від виробника можуть знадобитися при налаштуванні режиму використання, а також під час подальшого ремонту. Зберігайте їх принаймні в електронному вигляді.
Міні-чеклист для нової покупки
Коли до компанії надходить новий електроприлад або офісна техніка, пройдіться за коротким списком:
- пристрій, кабель, адаптер та вилка без видимих пошкоджень,
- збережено документ про покупку та доступну документацію виробника,
- присвоєно обліковий або інвентарний номер,
- записано місцезнаходження та відповідальну особу,
- зазначено дату введення в експлуатацію,
- встановлено наступний термін перевірки відповідно до середовища,
- чіткі правила переміщення на інше робоче місце.
Ці кілька хвилин при покупці значно спростять подальші перевірки електроприладів та інструментів. Тоді сертифікований електрик-інспектор не займається розшуком, а працює з конкретним списком.
Як допомагає SOHE
SOHE може допомогти з перевірками електроприладів не лише з вимірюваннями, а й з обліком. Для компаній, які постійно купують нову офісну техніку, має сенс уніфікувати перелік електроприладів, маркування та терміни таким чином, щоб нові пристрої додавалися безперервно.
Під час роботи на об’єкті ми допоможемо:
- переглянути перелік електроприладів та доповнити відсутні позиції,
- налаштувати облік для ноутбуків, моніторів, адаптерів, подовжувачів та спільних електроприладів,
- промаркувати пристрої,
- рекомендувати наступні терміни відповідно до середовища використання,
- пов’язати перевірки електроприладів з документацією з охорони праці (БЖД) та електробезпеки.
Якщо ви облаштовуєте новий офіс, оснащуєте філію або просто хочете навести лад у наявному обліку, надішліть нам необов’язковий запит. Ми запропонуємо процедуру відповідно до фактичної кількості пристроїв та умов експлуатації.
Часті запитання
Чи потрібно проводити перевірку нового ноутбука одразу після покупки?
Для нової офісної техніки на практиці спочатку вирішується питання включення до реєстру, візуальний огляд, збереження документів та встановлення першого терміну наступної перевірки. Конкретний режим залежить від використання, середовища та внутрішньої системи компанії.
Чи потрібно включати до реєстру зарядні пристрої та адаптери?
Так, практично це має сенс. Адаптер може загубитися, бути замінений або пошкоджений незалежно від ноутбука. Якщо він має власний обліковий номер або принаймні чіткий зв’язок з конкретним пристроєм, згодом його легше знайти.
Що робити з подовжувачами під столами?
Подовжувачі та захист від перенапруги часто є «сліпою зоною» офісів. Рекомендується включати їх до реєстру, оскільки вони переміщуються, навантажуються кількома пристроями, і їх пошкодження може бути не видно на перший погляд.
Хто має реєструвати нові електроприлади?
Це може бути офіс-менеджер, менеджер з експлуатації, ІТ-фахівець, керівник виробництва або інша уповноважена особа. Важливо, щоб було зрозуміло, хто робить запис при покупці та хто вносить зміни при переміщенні.
Як часто перевіряється офісна техніка?
Інтервал встановлюється залежно від типу електроприладу, середовища та способу використання. Звичайний офіс, склад, майстерня та будівництво оцінюються по-різному. Огляд ви знайдете у статті про терміни перевірок електроприладів.
На чому базується стаття
- Перевірка електроприладів та інструментів – послуга SOHE.
- Облік перевірок та електроприладів у компанії – як вести список, маркування та терміни.
- Перевірка електроприладів та інструментів у компанії: терміни та штрафи – пов’язаний огляд термінів.
- Закон № 262/2006 Sb., Кодекс законів про працю.
- Закон № 309/2006 Sb. про забезпечення додаткових умов охорони праці (БЖД).
- Постанова уряду № 378/2001 Sb. про детальніші вимоги до безпечної експлуатації та використання машин, технічного обладнання, приладів та інструментів.
- Постанова уряду № 190/2022 Sb. про спеціальне технічне електричне обладнання.
- Постанова уряду № 194/2022 Sb. про професійну компетентність в електротехніці.
Текст має інформаційний характер і не замінює юридичну консультацію. Конкретний режим обліку, контролю та перевірок необхідно встановлювати відповідно до реальної експлуатації, документації виробника, середовища використання та оцінки ризиків.