Ein Außendienstmitarbeiter fährt um sechs Uhr morgens in Brno los, ist um halb elf in Ostrava, fährt nach einem Termin weiter nach Olomouc und kehrt abends nach Hause zurück. Insgesamt sitzt er an diesem Tag sieben Stunden am Steuer. Er hat zweimal angehalten: einmal zum Tanken und einmal für einen Kaffee – beide Male weniger als zehn Minuten, weil er abends zu Hause sein wollte.
Das Fahrtenbuch stimmt. Der Dienstreiseauftrag stimmt. Das Fahrzeug hat eine gültige technische Prüfung. Trotzdem hat das Unternehmen gegen eine Pflicht aus dem nařízení vlády verstoßen und besitzt zu dieser Fahrt keine Aufzeichnung, die einer Kontrolle standhalten würde.
Die meisten Unternehmen verbinden Vorschriften zu Fahrzeiten mit Lkw und Fahrtenschreibern. Neben den Regelungen für Berufskraftfahrer gibt es jedoch ein zweites, wesentlich einfacheres Regelwerk. Es gilt gerade für Außendienstmitarbeiter, Techniker und Führungskräfte, die mit einem Dienstwagen zu Kunden fahren. Wir erklären, wen es betrifft, wie viele Stunden ein Beschäftigter tatsächlich fahren darf, wie lange die Pause sein muss, ob sie bezahlt wird, welche Aufzeichnungen das Unternehmen führen muss und welche Dokumente die Polizei unterwegs vom Fahrer verlangen darf.
Zwei Regelwerke, zwei unterschiedliche Vorschriftensätze
Der zákoník práce führt in § 100 die im Verkehr beschäftigten Arbeitnehmer auf, für die die Regierung abweichende Regelungen zur Arbeits- und Ruhezeit festlegt. Dazu gehören Besatzungsmitglieder von Lastkraftwagen oder Bussen, Beschäftigte der Straßenunterhaltung, Beschäftigte im Schienenverkehr und im öffentlichen Personennahverkehr sowie Flugbesatzungen und Beschäftigte, die den Flughafenbetrieb gewährleisten. Für sie gilt ein besonderes Regelwerk mit Fahrtenschreibern, ununterbrochenen Ruhezeiten und internationalen Vorschriften.
Ein Servicetechniker, Außendienstmitarbeiter oder Betriebsleiter, der mit einem Dienstwagen zu einem Termin fährt, gehört zu keiner dieser Gruppen. Für seine Fahrten gilt das nařízení vlády č. 168/2002 Sb., kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky.
Entscheidend ist příloha č. 1 bod 3. Sie betrifft ausdrücklich einen Beschäftigten, „který řídí dopravní prostředek a na kterého se nevztahuje zvláštní právní předpis“ – also genau jemanden, der im Zusammenhang mit seiner Arbeit fährt, aber kein Berufskraftfahrer ist. Bod 3 spricht lediglich vom Beschäftigten und vom Verkehrsmittel; weder die Fahrzeugklasse noch der Eigentümer des Fahrzeugs werden unterschieden.
Ob dieser Beschäftigte auch geschult werden muss und wie häufig, haben wir gesondert im Artikel über die Schulung gelegentlicher Dienstwagenfahrer erläutert. Hier geht es um etwas anderes: um die Fahrt selbst und darum, welche Aufzeichnungen anschließend vorliegen müssen.
4,5 Stunden – und was alles dazu zählt
Das nařízení vlády verpflichtet den Arbeitgeber sicherzustellen, dass der Beschäftigte die maximale Fahrzeit von 4,5 Stunden nicht überschreitet. Entscheidend ist der unmittelbar folgende Satz: Auch eine Unterbrechung der Fahrt von weniger als 15 Minuten gilt als Fahrzeit.
An dieser Stelle wird die Grenze bei vielen Dienstreisen unbemerkt überschritten. Acht Minuten Tanken unterbrechen die Fahrzeit nicht. Zehn Minuten Kaffeepause unterbrechen sie ebenfalls nicht. Auch ein Telefonat auf dem Parkplatz, bei dem der Fahrer das Auto nicht verlässt, unterbricht sie nicht. Fährt jemand also sieben Stunden „mit Pausen“, von denen keine länger als eine Viertelstunde dauert, ist er im Sinne der Vorschrift sieben Stunden am Stück gefahren.
Spätestens nach Ablauf der maximalen Fahrzeit muss die Fahrt durch eine Sicherheitspause von mindestens 30 Minuten unterbrochen werden – sofern nicht unmittelbar eine ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Schichten oder eine ununterbrochene wöchentliche Ruhezeit folgt. Die Pause kann in zwei Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden, die innerhalb der Fahrzeit liegen. Zweimal 15 Minuten genügen somit; dreimal zehn Minuten nicht.
Was während der Pause nicht erlaubt ist
Eine Pause, in der der Fahrer E-Mails beantwortet oder den nächsten Termin vereinbart, ist keine Sicherheitspause. Das nařízení vlády sagt dies ausdrücklich: Während der Pause darf der Beschäftigte keine Tätigkeit ausüben, die sich aus seinen Arbeitspflichten ergibt. Ausgenommen sind lediglich die Beaufsichtigung des Fahrzeugs und seiner Ladung.
Aus derselben Bestimmung ergeben sich zwei praktische Hinweise. Sicherheitspausen und Essens- und Erholungspausen dürfen zusammengelegt werden – eine dreißigminütige Mittagspause erfüllt daher beide Anforderungen. Außerdem dürfen Pausen nicht an den Beginn oder das Ende der Arbeitszeit gelegt werden. Eine „Pause“ in Form einer späteren Abfahrt oder eines früheren Schichtendes kann daher nicht angerechnet werden.
Bezahlt oder unbezahlt? Der Unterschied liegt in einem Paragrafen
Diese Frage beantwortet die Lohnbuchhaltung häufig falsch, weil beide Pausen zu einer einzigen halben Stunde an der Tankstelle verschmelzen.
Nach § 88 odst. 1 zákoníku práce muss der Arbeitgeber spätestens nach sechs Stunden ununterbrochener Arbeit eine mindestens 30-minütige Essens- und Erholungspause gewähren. Odstavec 4 desselben Paragrafen bestimmt jedoch, dass gewährte Essens- und Erholungspausen nicht als Arbeitszeit zählen.
Die Sicherheitspause ist ein anderes Rechtsinstitut. Nach § 89 odst. 1 zákoníku práce wird eine Pause, auf die der Beschäftigte bei der Ausübung seiner Arbeit aufgrund besonderer Vorschriften Anspruch hat, als Arbeitszeit angerechnet. Odstavec 2 regelt auch die Überschneidung: Fällt die Sicherheitspause mit einer Essens- und Erholungspause zusammen, wird auch die Essens- und Erholungspause als Arbeitszeit angerechnet.
Praktisch bedeutet das: Die halbe Stunde, die ein Fahrer nach 4,5 Stunden außerhalb des Fahrzeugs verbringt, gehört zur Arbeitszeit. Fällt in diese Zeit zugleich die Mittagspause, gilt auch diese als Arbeitszeit. Unternehmen, die diese halbe Stunde automatisch als unbezahlte Pause abziehen, kürzen die Arbeitszeit des Beschäftigten zu Unrecht.
Aufzeichnungen, die fast niemand führt
Die dritte Pflicht aus bod 3 ist bei Kontrollen besonders häufig entscheidend. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Beschäftigte in Papierform oder mithilfe eines technischen Geräts tägliche Aufzeichnungen über die Fahrzeit des Verkehrsmittels und die Inanspruchnahme der Sicherheitspausen führt.
Dabei handelt es sich nicht um die Arbeitszeiterfassung nach § 96 zákoníku práce. Diese erfasst Beginn und Ende der Schicht, Überstunden, Nachtarbeit und Bereitschaftsdienst. Es handelt sich auch nicht um das Fahrtenbuch, das Unternehmen aus steuerlichen Gründen führen. Dieses dokumentiert Strecke, Kilometer und Zweck der Fahrt, enthält aber keine Angaben dazu, wann und wie lange der Fahrer angehalten hat. Selbst die beiden Dokumente, die ein Unternehmen üblicherweise besitzt, ergeben zusammen somit nicht die vorgeschriebenen Aufzeichnungen.
Ein brauchbarer Nachweis ist meist unkompliziert. Für jeden Tag werden in einer Zeile das Datum, das Fahrzeug, Beginn und Ende der Fahrzeit sowie für jede Pause die Uhrzeit von–bis eingetragen. Das nařízení vlády lässt sowohl die Papierform als auch technische Geräte zu. Telematiksysteme oder Unternehmensanwendungen genügen daher, wenn sich daraus Fahrzeiten und Pausen tatsächlich ausdrucken lassen und nicht nur der Standort des Fahrzeugs ermittelt werden kann. Die günstigste Variante ist eine Tabelle im Dienstreiseauftrag, in die der Fahrer zwei Zeitangaben ergänzt. Die teuerste Variante ist, überhaupt nichts zu haben.
Welche Dokumente der Fahrer unterwegs mitführen muss
Rund um den Schulungsnachweis für gelegentliche Dienstwagenfahrer hält sich die Vorstellung, der Fahrer müsse ihn mitführen und die Polizei kontrolliere ihn. Der Zákon o provozu na pozemních komunikacích führt in § 6 odst. 7 auf, welche Dokumente ein Kraftfahrer während der Fahrt mitführen muss: einen gültigen Führerschein (dies gilt nicht für Inhaber einer von der Česká republika erteilten Fahrerlaubnis oder eines Führerscheins der Česká republika), die Zulassungsbescheinigung des Fahrzeugs (dies gilt nicht, wenn das Fahrzeug im tschechischen Straßenfahrzeugregister eingetragen ist), den Berufskraftfahrernachweis, sofern § 3 odst. 4 auf den Fahrer anwendbar ist, und bei Fahrzeugen der Klassen M2, M3, N2, N3, O3 oder O4 beziehungsweise bei Fahrzeugen der Klasse T mit einer bauartbedingten Höchstgeschwindigkeit von mehr als 40 km/h den Nachweis über die letzte technische Straßenkontrolle, sofern diese in einem anderen Mitgliedstaat durchgeführt wurde, sowie den Nachweis über die letzte regelmäßige technische Untersuchung, wenn das Fahrzeug in einem anderen Mitgliedstaat zugelassen ist.
Ein Schulungsnachweis steht nicht in dieser Aufzählung. Nach § 6 odst. 8 muss der Fahrer bei einer Kontrolle die in odstavec 7 genannten Dokumente vorlegen – keine anderen. Den Schulungsnachweis benötigt daher nicht der Fahrer bei einer Straßenkontrolle, sondern der Arbeitgeber: bei einer Kontrolle durch die Arbeitsinspektion, bei der Regulierung eines Versicherungsfalls und bei der Untersuchung eines Arbeitsunfalls. Eine Verletzung bei einem Unfall während einer Dienstfahrt ist nach § 271k odst. 1 zákoníku práce ein Arbeitsunfall, wenn sie bei der Erfüllung von Arbeitsaufgaben oder in unmittelbarem Zusammenhang damit eingetreten ist. Ein Unfall auf dem Weg zur Arbeit oder von der Arbeit nach Hause ist dagegen nach odstavec 3 kein Arbeitsunfall. Die ersten Schritte nach einem Unfall fasst der Artikel über den Arbeitsunfall und das Unfallbuch zusammen.
Die Richtlinie, die das nařízení vlády als selbstverständlich voraussetzt
In § 3 des nařízení vlády heißt es, dass der Arbeitgeber die Arbeit der Beschäftigten im Einklang mit diesem nařízení vlády, den besonderen Rechtsvorschriften, den Herstelleranweisungen für Betrieb und Nutzung der Verkehrsmittel sowie mit einem vom Arbeitgeber erlassenen místní provozní bezpečnostní předpis organisiert, der die Arbeits- und technischen Abläufe für den sicheren Verkehrsbetrieb festlegt.
In einem gewöhnlichen Unternehmen ist dieses Dokument meist die sogenannte Richtlinie für den Betrieb von Dienstfahrzeugen. Damit sie ihren Zweck erfüllt, sollte sie mindestens folgende Fragen beantworten:
- wer ein Dienstfahrzeug fahren darf und welchen Schulungsnachweis die Person benötigt,
- wie Routen unter Berücksichtigung der Grenze von 4,5 Stunden geplant werden und wann eine Fahrt auf zwei Tage aufgeteilt wird,
- wo und wie die täglichen Aufzeichnungen zu Fahrzeiten und Pausen geführt werden und wer sie entgegennimmt,
- was der Fahrer bei einer Panne auf einer Straße tut – das nařízení vlády verlangt in příloha č. 1 bod 2 písm. e) ausdrücklich das Tragen einer Warnweste mit hoher Sichtbarkeit bei der Behebung von Pannen, die während der Fahrt aufgetreten sind und für deren Behebung die Fahrbahn betreten werden muss,
- wer den technischen Zustand des Fahrzeugs überwacht und wie Mängel gemeldet werden.
Ohne dieses Dokument kann das Unternehmen nicht nachweisen, dass es die Arbeit so organisiert hat, wie es das nařízení vlády verlangt. Den Mindestumfang der Dokumentation für kleinere Unternehmen haben wir im Artikel über die Arbeitsschutzdokumentation für kleine Unternehmen beschrieben.
Welche Folgen drohen
Verstöße gegen die Pflichten aus diesem nařízení vlády sind keine Nebensache. Der Zákon o inspekci práce stuft es in § 30 odst. 1 písm. s) unter anderem als Ordnungswidrigkeit im Bereich der Arbeitssicherheit ein, wenn ein Arbeitgeber eine Pflicht zur Arbeitsorganisation oder zu Arbeitsverfahren verletzt, die durch ein nařízení vlády festgelegt ist, kterým se stanoví způsob organizace práce a pracovních postupů, které je zaměstnavatel povinen zajistit při provozování dopravy dopravními prostředky. Nach § 30 odst. 2 písm. c) desselben Gesetzes kann für eine solche Ordnungswidrigkeit eine Geldbuße von bis zu 1.000.000 Kč verhängt werden.
Die Höchstgrenze der Geldbuße ist jedoch normalerweise nicht das Erste, was ein Unternehmen trifft. Kommt es zu einem Unfall, lenken fehlende Aufzeichnungen und eine fehlende Richtlinie den gesamten Streit auf die Frage, ob der Arbeitgeber die Fahrt überhaupt organisiert hat. Diese Frage lässt sich im Nachhinein nur schwer beantworten. Was bei einer Kontrolle geprüft wird und in welcher Reihenfolge Unterlagen angefordert werden, erläutern wir im Artikel über die Kontrolle durch die Arbeitsinspektion.
So lässt sich der Ablauf ohne unnötige Hürden einrichten
Unternehmen, bei denen das System funktioniert, haben meist drei Dinge getan. Erstens haben sie eine Richtlinie erstellt und sie zusammen mit der Schulung von allen Beschäftigten unterschreiben lassen, die dienstlich fahren. Zweitens haben sie im Dienstreiseauftrag zwei Zeilen für die Pausenzeiten ergänzt, sodass die Aufzeichnungen dort entstehen, wo ohnehin ein Dokument ausgefüllt wird. Drittens planen sie keine Routen mehr, bei denen die Grenze nur eingehalten werden kann, wenn unterwegs nichts Unvorhergesehenes passiert.
Der letzte Punkt erspart die meisten Diskussionen. Die Strecke Brno–Ostrava–Olomouc–Brno lässt sich schlicht nicht innerhalb eines einzigen Fahrblocks von 4,5 Stunden bewältigen. Eine halbstündige Pause muss deshalb im Voraus eingeplant und darf nicht erst nachträglich rekonstruiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie viele Stunden darf ein Beschäftigter fahren, der kein Berufskraftfahrer ist?
Die maximale Fahrzeit beträgt 4,5 Stunden. Dies ergibt sich aus příloha č. 1 bod 3 písm. a) nařízení vlády č. 168/2002 Sb. Danach muss eine Sicherheitspause von mindestens 30 Minuten folgen, sofern nicht unmittelbar eine ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Schichten oder eine wöchentliche Ruhezeit beginnt.
Zählt ein Tankstopp zur Fahrzeit?
Ja, wenn er weniger als 15 Minuten gedauert hat. Das nařízení vlády bestimmt ausdrücklich, dass auch eine Unterbrechung der Fahrt von weniger als 15 Minuten als Fahrzeit gilt.
Wird die Sicherheitspause bezahlt?
Sie wird nach § 89 odst. 1 zákoníku práce als Arbeitszeit angerechnet. Fällt sie außerdem mit einer Essens- und Erholungspause zusammen, wird auch diese als Arbeitszeit berücksichtigt (§ 89 odst. 2), obwohl sie sonst nach § 88 odst. 4 nicht angerechnet würde.
Muss der Fahrer einen Schulungsnachweis mitführen?
Der Zákon o provozu na pozemních komunikacích nennt ihn nicht unter den Dokumenten, die ein Kraftfahrer nach § 6 odst. 7 während der Fahrt mitführen muss. Der Arbeitgeber benötigt den Schulungsnachweis als Beleg dafür, dass er seine Pflicht erfüllt hat. Der Fahrer braucht ihn nicht bei einer Straßenkontrolle.
Reicht das Fahrtenbuch als Nachweis aus?
Für sich allein reicht es nicht aus. Das Fahrtenbuch erfasst Strecke, Kilometer und Zweck der Fahrt. Das nařízení vlády verlangt dagegen tägliche Aufzeichnungen zur Fahrzeit und zur Inanspruchnahme der Sicherheitspausen. Dazu können in einem bestehenden Formular die Zeiten für Beginn und Ende der Fahrt sowie die Pausenzeiten ergänzt werden.
Gilt das auch für Dienstreisen mit dem privaten Pkw?
Bod 3 přílohy č. 1 spricht von einem Beschäftigten, der ein Verkehrsmittel führt und für den keine besondere Rechtsvorschrift gilt. Nach dem Eigentümer des Fahrzeugs wird nicht unterschieden. Entscheidend ist, dass der Beschäftigte bei der Erfüllung seiner Arbeitsaufgaben fährt. Bei einem privaten Fahrzeug empfehlen wir daher, dieselben Regeln für Fahrzeiten und Pausen festzulegen und sie sowohl in der Richtlinie als auch in der Vereinbarung über die Fahrzeugnutzung zu regeln.
Quellen dieses Artikels
- Arbeitsschutz für Unternehmen – eine Dienstleistung von SOHE.
- Schulung gelegentlicher Dienstwagenfahrer: Wann ist sie Pflicht und wie häufig muss sie erfolgen? – woraus sich die Schulungspflicht ergibt und wie die Intervalle festgelegt werden.
- Arbeitsschutzdokumentation für kleine Unternehmen – der Mindestumfang der Unterlagen, zu denen auch die Richtlinie für Fahrzeuge gehört.
- Arbeitsunfall im Unternehmen: Was ist sofort zu tun? – Vorgehen nach einem Unfall auf einer Dienstreise.
- Kontrolle durch die Arbeitsinspektion – was der Inspektor prüft und welche Unterlagen er sehen möchte.
- Nařízení vlády č. 168/2002 Sb. – způsob organizace práce a pracovních postupů při provozování dopravy dopravními prostředky; § 3 místní provozní bezpečnostní předpis, příloha č. 1 bod 2 písm. e) Warnweste bei der Behebung von Pannen, příloha č. 1 bod 3 maximale Fahrzeit, Sicherheitspause und tägliche Aufzeichnungen.
- Zákon č. 262/2006 Sb. – zákoník práce; § 88 Essens- und Erholungspause, § 89 Anrechnung der Sicherheitspause auf die Arbeitszeit, § 96 Arbeitszeiterfassung, § 100 Kreis der im Verkehr beschäftigten Arbeitnehmer mit abweichenden Regelungen, § 103 odst. 2 a 3 Schulung und Überprüfung der Kenntnisse, § 271k odst. 1 a 3 Definition des Arbeitsunfalls und Ausschluss des Arbeitswegs.
- Zákon č. 361/2000 Sb. – o provozu na pozemních komunikacích; § 6 odst. 7 Dokumente, die ein Fahrer während der Fahrt mitführen muss, § 6 odst. 8 deren Vorlage bei einer Kontrolle.
- Zákon č. 251/2005 Sb. – o inspekci práce; § 30 odst. 1 písm. s) Ordnungswidrigkeit bei Verletzung der Pflichten zur Arbeitsorganisation nach NV 168/2002 Sb., § 30 odst. 2 písm. c) Höchstgrenze der Geldbuße von 1.000.000 Kč.
Dieser Text dient ausschließlich Informationszwecken und ersetzt keine rechtliche Stellungnahme. Die konkreten Regelungen zu Fahrzeiten, Pausen und Aufzeichnungen müssen an den tatsächlichen Betrieb, die Fahrzeugarten, die Arbeitszeitgestaltung und die Gefährdungsbeurteilung angepasst werden.
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